Que faut-il garder à l'esprit lors de la rédaction d'une lettre d'affaires?

Une lettre d'accompagnement, une réponse à une demande d'un client et une lettre de motivation demandant un paiement immédiat sont des exemples de lettres qui devraient suivre un format commercial. Bien que les lettres commerciales ne soient pas exceptionnellement difficiles à écrire, elles diffèrent considérablement des lettres académiques ou personnelles. En gardant à l'esprit les concepts de base, mais néanmoins importants, des lettres d'affaires, vous pouvez rendre votre correspondance plus professionnelle et plus efficace.

Perspective d'écriture commerciale

Garder à l'esprit les attentes, les objectifs, les situations et les besoins du lecteur ou des lecteurs est de la plus haute importance. Pour cette raison, une lettre professionnelle doit non seulement adopter une approche centrée sur le lecteur, mais aussi être rhétorique. Par conscience, il faut penser avant tout à vos lecteurs, à ce qu’ils attendent de la communication et à ce que vous devez inclure dans le corps de la lettre pour répondre aux attentes des lecteurs. Ensuite, assurez-vous que les informations que vous fournissez sont à la fois utilisables et faciles à comprendre.

Insister sur le positif

La plupart des lecteurs, quel que soit le type de lettre, répondront plus favorablement au verbiage positif qu’au négatif. Pour cette raison, il est important de mettre l’accent sur le verbiage positif, qu’une lettre d’affaires présente des informations positives ou négatives. Essayez d'éviter d'utiliser des mots à connotations négatives, y compris des mots tels que ne pas, refuser, malheureusement et échec. Par exemple, lors de la rédaction d'une lettre de relance, commencez par remercier la personne d'être un client. Poursuivez avec le message qui, dans les limites de la politique de crédit de l'entreprise, indique au client que, si son compte est en souffrance ou qu'un paiement est en souffrance, vous êtes prêt à collaborer avec le client pour trouver une solution mutuellement acceptable.

Court, concis et simple

Court, concis et simple sont trois mots importants à garder à l’esprit lorsque vous écrivez des lettres commerciales. Le temps, c'est de l'argent dans le monde des affaires et si votre lettre est longue et longue, le lecteur pourrait peut-être mettre votre lettre de côté. Si cela se produit, il sera lu beaucoup plus tard, voire jamais. Allez droit au but et essayez de composer une lettre commerciale en utilisant le moins de mots possible. Il est généralement recommandé de conserver une lettre professionnelle sur une seule page dactylographiée.

Preuve, éditer et lire

N'envoyez jamais de lettre d'affaires sans l'avoir vérifiée au préalable pour des fautes d'orthographe et de grammaire. En outre, examinez la lettre à la recherche de mots longs, de jargon technique, de pensées ou phrases confuses et d’erreurs typographiques. Lisez-le à voix haute ou demandez à un collègue de le lire pour avoir une idée de ce que cela va donner au lecteur. Si vous avez besoin de modifier ou de modifier la lettre de quelque manière que ce soit, vérifiez, relisez et lisez la lettre à voix haute une fois de plus avant de l'envoyer.