Quels sont les facteurs clés du contrôle des coûts du projet?
Le contrôle des coûts du projet vise à atteindre un objectif commercial dans les délais impartis et dans les limites du budget imparti. En d'autres termes, le contrôle des coûts du projet vise à maximiser l'efficacité et à minimiser les dépenses. Les propriétaires d'entreprise peuvent contrôler les coûts d'un projet en planifiant soigneusement un budget approprié, en surveillant les activités du projet et en apportant des solutions à toute lacune ou erreur de calcul mettant en péril la réussite du projet.
Budget
Le budget d'un projet indique le coût de chacune des tâches. Tous les coûts ne sont pas prévisibles - par exemple, un client peut demander de manière inattendue à l'équipe de revoir la conception d'un élément ou les coûts d'approvisionnement peuvent changer en raison de facteurs économiques externes. Mais autant que possible, le budget devrait détailler les dépenses prévues. En cas d'incertitude inévitable, le budget doit également inclure un tampon pour gérer les dépassements imprévus. Par exemple, les projets de développement de logiciels rencontrent souvent des problèmes que même les meilleurs planificateurs ne pourraient jamais prédire, ce qui signifie que leurs budgets doivent être assez souples pour pouvoir gérer les exigences changeantes.
Activités de l'équipe de surveillance
Au début du projet, le chef de projet doit surveiller chaque contributeur afin de respecter le budget et les délais du projet. Par exemple, si un travailleur ne parvient pas à effectuer une tâche nécessaire à temps, le responsable doit connaître le délai immédiatement avant que des problèmes ne se développent dans le pipeline. Des réunions individuelles régulières peuvent aider le responsable à se tenir au courant des progrès. Demander des rapports quotidiens ou hebdomadaires est un autre moyen de rester en contact. Des réunions de groupe peuvent également être nécessaires pour s’assurer que les travailleurs ne travaillent pas de manière contradictoire ou n’effectuent pas de tâches redondantes. Par exemple, certains travailleurs peuvent ne pas savoir à quel point les changements stratégiques ont modifié les exigences du projet.
Limiter les dégâts
Aucun budget ne peut gérer toutes les éventualités. La clé d’un contrôle efficace des coûts de projet est d’être suffisamment souple pour trouver des solutions aux problèmes inévitables. Par exemple, un fournisseur n'a peut-être pas réussi à livrer à temps le matériel nécessaire au projet. Pour minimiser les menaces pesant sur le budget, un chef de projet doit résoudre le problème rapidement ou trouver une solution de contournement. En d'autres termes, le contrôle des coûts du projet nécessite une capacité à réparer ou à abandonner les stratégies condamnées le plus rapidement possible, avant qu'elles ne compromettent le succès du projet.
Considérations
Une multitude de facteurs peuvent menacer un projet et son budget. Les responsables de projet doivent donc être vigilants. Une expérience de la gestion de projets est peut-être la meilleure préparation, mais les nouveaux chefs de projets peuvent prendre certaines mesures pour améliorer leurs compétences. La documentation de chaque étape du processus, par exemple, aide un responsable à identifier où les problèmes ont commencé et à élaborer de meilleurs plans pour l’avenir. Des examens périodiques des performances de l'équipe par la direction, les clients ou le propriétaire de l'entreprise peuvent également aider en fournissant une analyse objective des performances de l'équipe.