L'importance de la communication téléphonique en entreprise
Les appels téléphoniques de personne à personne ne commandent pas le rôle de communication principal qu’ils avaient auparavant avant l’épanouissement de l’ère de l’information. Les entreprises disposent de nombreuses autres options pour communiquer maintenant, telles que la messagerie électronique, l'envoi de SMS et les médias sociaux. Les communications téléphoniques peuvent être plus lentes que celles des nouveaux médias, mais elles ont toujours des avantages dans un monde de plus en plus impersonnel. L'appel téléphonique, qui connecte un appelant d'une voix humaine, crée une connexion qui peut manquer à d'autres médias et constitue toujours un élément commercial important.
Personnel et immédiat
Sans parler face à face, un appel téléphonique est le meilleur moyen d'obtenir une réponse personnelle. Si la personne que vous avez appelée est disponible, vous pouvez vous occuper de vos affaires sur place. Avec d'autres formes de communication, telles que les textos ou les courriels, vous laissez un message et vous espérez une réponse rapide. Les appels téléphoniques ont une sauvegarde vocale sous forme de messagerie vocale. L'appelant peut laisser un message vocal détaillé, sans la restriction d'un certain nombre de caractères ou la saisie d'un message texte sur un minuscule clavier de téléphone portable.
La communication est plus que des mots
Un article classique sur la théorie de la communication, « Inférence des attitudes de la communication non verbale sur deux canaux », cite trois composantes d’une communication efficace: le langage corporel représente 55% de la communication, la tonalité de la voix 38% et les mots parlés 7%. Cette analyse est encore largement acceptée comme base d’une communication efficace aujourd’hui.
Au téléphone, le ton que vous utilisez donne une dimension et une émotion aux mots, augmentant ainsi l’efficacité de la communication. Certains langages corporels, tels que sourire et rester debout tout en parlant, peuvent transparaître dans la conversation. Les textos et les courriels sont simplement des mots pouvant être interprétés par le destinataire, sans le bénéfice du tonus ou du langage corporel.
La valeur de la communication interactive
Les appels de téléconférence rassemblent des personnes de l’ensemble de l’organisation pour une fraction du coût des déplacements et des installations de réunion. Les participants peuvent appeler un numéro sans frais et un code d'accès pour rejoindre une salle de conférence virtuelle où les membres peuvent interagir avec le modérateur et les autres membres. Les téléconférences peuvent être utilisées conjointement avec la vidéoconférence pour visualiser des présentations, poser des questions via Internet et discuter des réponses avec tous les participants.
Appels téléphoniques et confidentialité
Certaines communications, telles que les condoléances, les problèmes de discipline, les problèmes sensibles et confidentiels, doivent être traitées avec un appel téléphonique personnel. Prendre le temps de passer un appel téléphonique a plus de poids qu'un texte ou un courriel impersonnel. Sans possibilité de communication bidirectionnelle, des questions sensibles peuvent être mal interprétées. Les SMS et les e-mails deviennent des documents légaux et peuvent être récupérés longtemps après leur suppression. Certaines entreprises surveillent et enregistrent les conversations téléphoniques entre les employés et les clients à des fins de formation. Les messages vocaux supprimés ne peuvent pas être récupérés et ne laissent aucun enregistrement de la conversation.
Utilisation sécurisée des téléphones
Passer des appels en conduisant peut être dangereux, mais la technologie Bluetooth rend la numérotation mains libres et la conversation sans risque - libérant du temps de déplacement pour offrir la disponibilité pour les appels professionnels. Envoyer des SMS et envoyer des courriels en conduisant est dangereux et, dans certains États, illégal.