Comment faire un budget pour la réparation et l'entretien d'un restaurant

Faire un budget avec des estimations prudentes vous aide à comprendre les dépenses typiques, à développer une stratégie de vente et de publicité et à déterminer les besoins de financement. Les restaurants ont généralement des dépenses fixes, des dépenses variables correspondant aux activités de vente et des frais d'entretien et de réparation apparemment imprévisibles. Heureusement, vous pouvez budgétiser ces coûts avec succès en comprenant les moyennes du secteur et en utilisant la maintenance préventive pour réduire les factures de réparation et de remplacement.

Créer un calendrier de maintenance et un fonds d'urgence

Les frais d’entretien et de réparation s’appliquent à tout ce qu’un restaurant possède ou loue - équipement de cuisine, mobilier de salle à manger, véhicules d’entreprise, sols et moquettes et équipement de CVC. L'entretien préventif coûte moins cher que la réparation ou le remplacement de l'équipement et vos coûts d'entretien courant sont plus prévisibles. Par exemple, négliger un four à pain laisse s'accumuler des dépôts susceptibles de désactiver la machine. Les dysfonctionnements de la réfrigération mettent les stocks en danger et génèrent des factures de réparation énormes. Nettoyer et entretenir régulièrement le matériel réduit ces coûts. Établissez un budget prudent en sous-estimant les revenus et en surestimant les dépenses. Créez un fonds d'urgence en espèces pour les dépenses imprévues et mettez à jour régulièrement les chiffres de votre budget en incluant les nouvelles dépenses et en inspectant le matériel afin de planifier l'entretien essentiel.

Frais de réparation et d'entretien moyens

Selon un rapport de la Restaurant Facility Management Association, la plupart des restaurants consacrent entre 1% et 3% de leurs ventes à la maintenance et aux réparations. Les coûts varient en fonction de l'âge de l'équipement, de la qualité du fabricant, des garanties et des responsabilités en matière de réparation définies dans les contrats de location. En période de ralentissement économique, certains propriétaires ont réduit leurs dépenses d’entretien, mais cette pratique génère des dépenses plus importantes par la suite. Essayez d’établir une base de référence pour votre type de restaurant en créant un historique des dépenses ou en recherchant des chiffres dans les rapports de la National Restaurant Association.

Stratégie budgétaire efficace

Élaborez un plan systémique incluant les réparations, la maintenance préventive et les réparations internes aux petits dysfonctionnements. Tenez compte des flux de trésorerie lors de la budgétisation et conservez une réserve pour réduire les charges d’intérêts. Créez votre budget en répertoriant le matériel et les intervalles d'entretien recommandés sur un tableur pour couvrir l'année budgétaire. Tenez compte de toutes les dépenses et de tous les revenus du restaurant pour projeter votre trésorerie de manière à pouvoir anticiper les problèmes. Effectuer des inspections régulières de l'équipement et des locaux vous aidera à mettre à jour votre budget afin de couvrir les projets de maintenance et de réparation imprévus. De nombreux restaurants planifient leurs budgets en 13 segments de 4 semaines au lieu des prévisions traditionnelles sur 12 mois. Cette méthode facilite l’ajustement des budgets en fonction de l’usure de l’équipement ou de l’augmentation du nombre de réparations par réfrigération par temps chaud.

Outils de suivi et de budgétisation

Utilisez un logiciel de budgétisation ou des ressources système au point de vente pour effectuer des calculs, ou téléchargez des modèles de budget gratuits de Microsoft. Comparez les estimations avec les coûts réels pour maintenir les budgets sur la bonne voie. Faites preuve de bon sens en informant les employés sur l'entretien de l'équipement en gardant les portes du réfrigérateur et du congélateur bien fermées, en nettoyant ou en remplaçant les filtres et en suivant les meilleures pratiques recommandées par le fabricant. Les employés ne s’occupent pas toujours correctement des équipements, mais vous pouvez demander à votre personnel de le faire dans le cadre de son code de conduite. N'oubliez pas que les ventes accrues imposent davantage de stress sur le matériel et les employés. Par conséquent, augmentez votre budget de réparations en fonction du volume des ventes et des tests et inspections réguliers du matériel.