Comment garder une trace de la petite caisse

Le suivi de la petite caisse est un aspect important de la gestion financière des petites entreprises. Si vous ne le faites pas, vous risquez de vous faire une idée erronée ou incomplète de la situation financière de votre entreprise. Cela peut également entraîner une comptabilité erronée, des dépenses frivoles ou inutiles, ainsi qu'une perte ou un vol commis par des employés peu scrupuleux. Prévenez ces problèmes en contrôlant plus étroitement la manière dont votre petite entreprise utilise la petite caisse, ainsi que les personnes qui y ont accès.

1.

Rédigez une politique de petite caisse pour votre petite entreprise. Votre politique doit clairement définir ce qui constitue ou non une utilisation acceptable du fonds de caisse; ces utilisations sont idéalement limitées aux dépenses professionnelles. Les timbres pour les envois postaux occasionnels ou les fournitures de nettoyage pour les toilettes sont des dépenses typiques des petites entreprises couvertes par la petite caisse. L'argent ne doit pas être utilisé pour les dépenses personnelles des employés. Votre politique peut inclure une limite au montant des retraits de petite caisse, l'exigence de reçus pour les articles achetés avec de la petite caisse et une liste des employés autorisés à approuver et à débourser les retraits. Assurez-vous que tous les employés connaissent la politique de petite caisse.

2

Établissez une somme d'argent à conserver pour l'utilisation de la petite caisse, en fonction du type et du montant des petites dépenses en espèces que vous effectuez habituellement.

3

Achetez une caisse verrouillable pour votre petite caisse et rangez-la dans un endroit sûr, dans votre petite entreprise. Limitez le nombre d'employés ayant accès à la boîte. Cela facilite l'enregistrement de toutes les transactions et réduit les risques de vol des employés.

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Configurez une feuille de sortie ou un système de bons numérotés et stockez-les avec la caisse. Documentez tous les décaissements de la petite caisse sur la feuille de signature, qui devrait indiquer le nom de l'employé, la date, le montant en espèces retiré et le but du retrait. Au lieu de cela, remplissez un coupon avec les mêmes informations et remettez-le au destinataire de la petite caisse. Lorsque l'achat est terminé, l'employé retourne le voucher, joint au reçu daté indiquant l'achat.

5

Établissez un calendrier pour rapprocher le fonds de petite caisse. Dans les entreprises qui effectuent fréquemment des transactions de petite caisse, les revues hebdomadaires peuvent s'avérer les plus efficaces. Si votre petite entreprise n'effectue pas beaucoup d'achats de petite caisse, il vous suffira peut-être de revoir le fonds une fois par mois. Le montant en espèces dans la boîte, ajouté au total des recettes, doit toujours correspondre au montant de départ standard. À titre d'exemple, supposons que votre montant de base soit de 300 $ et que 134 $ aient été déboursés pour des dépenses diverses. Il devrait rester 166 dollars en espèces dans la caisse, ainsi que 134 dollars de reçus. Si les divergences sont cohérentes, vous pouvez choisir de limiter davantage le nombre de personnes ayant accès à la petite caisse. Identifiez une ou deux personnes clés qui peuvent accéder à la petite caisse et qui sont responsables de la documentation de chaque décaissement ou achat.

Choses nécessaires

• Verrouiller la caisse
• Feuille de sortie ou bons numérotés
• Logiciel de comptabilité (optionnel)

Pointe

• Entrer périodiquement les dépenses de petite caisse dans un logiciel de comptabilité. De tels programmes vous permettent généralement de regrouper les dépenses en catégories, de les affecter à des lignes de dépenses spécifiques et d'identifier les problèmes potentiels. Vous devrez peut-être modifier le montant de la petite caisse disponible chaque mois ou vous pourrez repérer des schémas identifiant des dépenses fixes qui seraient mieux gérés par d'autres moyens que l'utilisation de la petite caisse.