Comment budgétiser un système de gestion de documents
Les entreprises et les bureaux gouvernementaux utilisent des systèmes de gestion de documents pour leur permettre de savoir où ils ont déposé des copies papier; surveiller la conversion d'anciens documents papier en copies numériques; et pour stocker et trouver des courriels officiels, des PDF ou des présentations PowerPoint. Mettre de l'ordre dans votre flux de documents au bureau demandera à la fois des efforts et de l'argent; pour minimiser les coûts et le temps nécessaires, déterminez vos priorités et vos besoins avant de mettre en œuvre le système, puis établissez un budget une fois que vous savez de quoi vous aurez besoin.
Planifier le système
1.
Définissez vos priorités. Le livre "Contentieux de la construction" indique que les objectifs de base d'un système de gestion de documents doivent être de vous aider à trouver rapidement des informations, à identifier les documents pertinents pour un projet particulier et à récupérer des documents sur support papier lorsque vous en avez besoin. Microsoft Technet indique que pour mettre en place un bon système, vous devez savoir quels types de documents sont créés par votre société, quelles données mettre à disposition sur chaque document, où stocker les documents à chaque étape du cycle de vie, qui a besoin d'accéder au documents, comment ils sont gérés dans l'organisation et quelles sont les exigences légales et de la société en matière de conservation des documents.
2
Planifiez votre système en fonction de vos priorités. Décidez comment vous et votre entreprise souhaitez organiser les documents, comment les informations seront partagées et déplacées entre les différentes parties de l'organisation, quels documents doivent être conservés et lesquels peuvent être supprimés et comment contrôler l'accès aux documents qui ne doivent pas être partagés avec tout le monde.
3
Parlez aux personnes qui traitent les documents. Découvrez si ce que vous avez en tête fonctionnera pour eux. S'ils ont des objections, décidez si les objections sont raisonnables ou s'il s'agit simplement d'un manque d'intérêt pour le changement. S'ils voient des problèmes valides, trouvez un moyen de les résoudre.
Budgétisation du système
1.
Évaluez les coûts de démarrage de la conversion de vieux documents en format électronique. En plus du nouveau matériel informatique dont vous pourriez avoir besoin, numériser d'anciens documents sous forme électronique prendra du temps et du personnel, comme le soulignent les auteurs de "Construction Litigation".
2
Fixez le prix des heures de travail nécessaires pour manipuler le matériel en copie papier. Les coûts initiaux sont plus élevés lors de la conversion de fichiers papier vers un ordinateur, mais rechercher, trier et analyser des documents manuellement coûte plus cher en main-d'œuvre que d'effectuer les mêmes tâches sur l'ordinateur.
3
Établissez un budget qui couvre à la fois les coûts de démarrage et les dépenses de fonctionnement. Si vous avez une limite budgétaire et la dépassez, voyez s'il y a des endroits où vous pouvez réduire les coûts sans sacrifier la fonction.
Choses nécessaires
- Des dossiers
- Les documents
- Documents électroniques
- Système d'ordinateur
Pointe
- Les auteurs de "Contentieux de la construction" affirment que la gestion physique et électronique des documents ne correspond pas toujours à la gestion de l'information contenue dans les documents. Un système efficace aide non seulement les personnes à trouver un document parmi des milliers, mais également à trouver des informations, quel que soit le document sur lequel elles se trouvent.
Attention
- Préparez-vous à des erreurs telles que des documents mal classés ou des copies avec des pages manquantes. Ayez un plan pour réparer de telles erreurs - car tôt ou tard, elles se produiront.