Comment équilibrer la petite caisse

Le fonds de petite caisse est un moyen efficace de gérer des dépenses moins importantes au bureau sans avoir à soumettre une demande formelle à chaque fois. En gardant une petite quantité d’argent en main, vous pouvez effectuer les achats nécessaires et envoyer les reçus. Un suivi et un rapprochement appropriés sont essentiels à la gestion du solde de la petite caisse. Réconciliez le solde par rapport à l’activité à la fin de chaque période comptable, ou plus souvent si votre petite caisse a une activité plus fréquente.

1.

Identifiez le solde final du compte au dernier rapprochement. C'est le solde de départ pour la période en cours. Dans la plupart des cas, il s'agit d'un solde standard, tel qu'un fonds de petite caisse de 200 $.

2

Comptez le total des fonds laissés dans le compte de petite caisse à la fin de la période. Par exemple, comptez le solde à la fin du mois si vous effectuez un rapprochement mensuel. Enregistrez le solde actuel.

3

Rassemblez tous les reçus fournis pour les dépenses qui ont été payées à partir du compte pour la période en question. Additionnez le montant total des recettes et enregistrez-le en tant que dépenses totales.

4

Ajouter le montant total des recettes au solde final. Le résultat doit correspondre au solde de départ du compte.

5

Identifiez le montant de tout écart. Prenez en compte les éventuels ajouts au compte petite caisse, tels que les dépôts supplémentaires ou les retraits qui ne peuvent pas être enregistrés. Si un employé a emprunté du fonds avec une reconnaissance de dette et qu'il n'a pas encore remboursé le solde, cela peut être la raison de cet écart.

6

Signalez tout écart dans le solde de la petite caisse au personnel de direction responsable du fonds. Le gardien de la petite caisse doit surveiller et rapprocher le compte, mais les autorités de la société qui reconstituent le fonds doivent remédier aux éventuelles insuffisances ou excédents.