Comment comptabiliser le temps de déplacement lorsque vous devez entretenir l'équipement chez le client

En fonction de la proximité de vos clients, le temps que les employés passent sur leurs sites pour faire des appels de service sur site peut être considérable. Si vos employés passent du temps dans leurs déplacements, veillez à les suivre et à les coder correctement, car vous ne pouvez pas facturer ce qu'ils ne font pas. Vous devrez décider si vous allez augmenter les tarifs actuels pour capturer le temps de déplacement, facturer séparément le temps de déplacement ou l'annuler. Si vous décidez de facturer séparément, vous devrez déterminer le taux de facturation et savoir s'il varie en fonction de l'heure. Quelle que soit votre politique, communiquez-la clairement à chaque employé et demandez-lui de l'appliquer de manière cohérente.

Définition du temps de déplacement

Avant de définir une politique de facturation de la durée du trajet, vous devez décider si les employés doivent coder la durée du trajet en dehors des heures ouvrables. Par exemple, si les heures normales de travail sont de 8 heures à 17 heures et qu'une employée quitte le bureau à 15 heures et arrive dans sa chambre d'hôtel à 22 heures pour un appel de service de nuit, vous devez décider si elle doit programmer sept heures de déplacement. heure, de 15 heures à 22 heures, ou deux heures de trajet, de 15 heures à 17 heures, pour la journée. Une fois l'appel de service terminé, la technicienne attribue le même temps de trajet au lieu suivant, que ce soit pour revenir chez lui ou chez un autre client.

Payer les employés pour le temps de déplacement

La loi fédérale vous oblige à payer les employés pour le temps passé au travail et pendant les heures de déplacement normales. Les heures normales de travail par semaine sont utilisées pour les voyages du samedi et du dimanche. Si un technicien se rend sur le site d'un client après les heures normales de bureau, vous n'êtes pas obligé de payer le technicien pour le temps de déplacement en vertu de la Fair Labor Standards Act. Si le technicien travaille après les heures de travail pour résoudre le problème du client, vous devez le payer pour le temps qu'il a travaillé. S'il voyage pendant les heures normales de travail, vous devez payer le temps de déplacement au technicien. Les lois normales sur les heures supplémentaires s'appliquent à toutes les heures pour lesquelles un employé est payé.

Taux de facturation de la durée du voyage

Tant que les employés codent leur temps de déplacement, vous pouvez choisir de le facturer ou de le radier. Si vous décidez de facturer le temps de déplacement, vous devez attribuer un taux de facturation au temps de déplacement. Si les employés enregistrent leur temps de déplacement en dehors des heures normales de travail, vous pouvez choisir de facturer au taux de facturation standard pendant les heures normales de travail, puisqu'un employé ne peut pas répondre à un appel de service pour un autre client lorsqu'il est en déplacement. Vous pouvez également décider de facturer le temps de déplacement en dehors des heures normales de bureau à un taux réduit, tel que la moitié ou le tiers du taux normal.

Taux sur site plus élevé

Si vous ne souhaitez pas facturer séparément le temps de déplacement, vous pouvez également créer deux taux différents pour les travaux hors site et les travaux sur site. Exécutez une analyse pour calculer le temps de trajet moyen ou le coût d'un appel de service et créez un tarif sur site en ajoutant votre tarif standard au coût moyen. Vous pouvez également avoir un tarif qui varie en fonction de la distance entre votre bureau et les installations de votre client.

Analyse concurrent / industrie

Avant de mettre en œuvre une politique de récupération du temps de trajet, renseignez-vous sur la facturation de vos concurrents. Bien que vous ne devriez jamais adopter une politique visant à imiter un concurrent, si tous vos concurrents géraient les temps de déplacement de la même manière, il se peut que vous deviez suivre une pratique standard non écrite. Si vous décidez de facturer le temps de déplacement différemment de vos concurrents, il est utile de le savoir afin de pouvoir expliquer la différence de politique à un client qui pourrait comparer une offre que vous avez faite à une offre de l'un de vos concurrents.