Règles d'audit pour les déclarations du fournisseur

Les déclarations du fournisseur ne correspondent pas toujours aux produits réellement reçus. Certaines entreprises commettent l’erreur de baser leurs chiffres d’inventaire sur le nombre de produits déclarés par les fournisseurs. Selon Lavante, les entreprises traditionnelles ne contrôlent que 5 à 20% de leurs fournisseurs. Cela permet de récupérer 1 million de dollars pour chaque milliard de dollars vérifié. Contrôler un pourcentage plus élevé de fournisseurs pourrait générer encore plus d'économies. Suivez quelques règles simples pour auditer les déclarations du fournisseur.

Doublons de facturation

Vérifiez les déclarations du fournisseur pour vous assurer qu'il n'y a pas de doublons. Parfois, les fournisseurs émettent à nouveau un relevé s’ils n’ont pas reçu de paiement. Votre entreprise commet peut-être l’erreur de payer les deux déclarations, bien qu’elles s’appliquent au même ensemble de produits. La première règle de vérification des états consiste à vérifier les factures en double.

Crédits manquants

Vous aurez des crédits provenant de fournisseurs pour des produits manquants dans une expédition, des produits endommagés et des retours. Vous devriez générer des documents sur votre fin de la transaction qui montre la demande pour ces crédits. Vérifiez vos écritures par rapport aux crédits des fournisseurs pour voir si vous avez reçu toutes les déductions de votre facture que vous auriez dû recevoir. La deuxième règle d’audit des déclarations des fournisseurs consiste à vous assurer que vous obtenez tous les crédits que vous avez à venir.

Paiements manquants

Les fournisseurs peuvent commettre des erreurs lors du traitement des relevés. Vérifiez vos enregistrements de paiement par rapport à ceux que le fournisseur a appliqués à votre compte. Il devrait y avoir une correspondance de 100 pour cent. Si vous trouvez un paiement qui n’a pas été crédité, justifiez votre réclamation auprès du fournisseur avec un chèque annulé ou une vérification bancaire indiquant que le paiement a été effectué par voie électronique. La règle ici est de ne jamais accepter la comptabilité du fournisseur pour les paiements reçus en tant qu'indication des paiements que vous avez envoyés.

Charges financières

Vous pourriez avoir à payer des frais financiers à un fournisseur qui a un solde en souffrance que vous devez. Ces frais apparaissent rarement sur les factures. Vérifiez les relevés d'un fournisseur pour connaître le montant de vos frais financiers. La règle de vérification de l'exactitude des frais financiers peut vous faire économiser de l'argent.

Factures manquantes

La déclaration du fournisseur doit détailler les factures qu’il vous a envoyées. Si vous découvrez que vous n'avez pas toutes les factures que le relevé indique que vous devriez avoir, le fournisseur peut vous avoir facturé quelque chose que vous n'avez pas reçu.

Écarts de montant

Peut-être que la règle la plus importante pour l’audit des états des fournisseurs est de s’assurer que vous indiquez le même nombre d’unités reçues que celui indiqué par le fournisseur. Vous devriez avoir une procédure pour vérifier les envois et vous pouvez comparer vos documents de réception aux relevés des fournisseurs. Vous payez peut-être pour des marchandises qui ne sont jamais arrivées.