Les avantages et les inconvénients d'un photocopieur
Que vous considériez l’acquisition d’un copieur de bureau comme une étape nécessaire à partir d’appareils multifonctions de bureau ou comme un investissement important devant accompagner un niveau spécifique de succès durable, les copieurs peuvent offrir à votre entreprise de nombreux avantages. Cette pièce comporte cependant deux faces, apportant des aspects négatifs et positifs. Le côté qui reste en haut dépend de la façon dont vous visualisez le choix d'ajouter les fonctionnalités d'un copieur à votre flux de travail.
Commodité et flexibilité
Le fait de posséder ou de louer un copieur vous permet de conserver vos procédures de duplication sous votre propre toit plutôt que d'apporter votre matériel dans un magasin de copie, de le rapporter à votre bureau et de l'intégrer à un projet ou à un envoi postal. Les nombreuses fonctionnalités que vous pouvez trouver sur les équipements modulaires et flexibles actuels vous permettent de sélectionner les fonctionnalités souhaitées sur une machine et même d'ajouter de nouvelles fonctionnalités lors d'une mise à niveau post-achat. Comme de nombreux copieurs font également office d’imprimantes en réseau et peuvent numériser ou envoyer des documents par courrier électronique, vous pourrez peut-être réduire le nombre de périphériques dont votre bureau a besoin en fonction du nombre de fonctions fournies par votre copieur. Les copieurs dépassent généralement la résolution, la qualité de sortie et la vitesse des périphériques multifonctions légers, accélérant et améliorant ainsi votre travail.
Espace
Plus le copieur est flexible, plus l'encombrement est important. L'intégration de nombreuses fonctionnalités et de tiroirs à papier nécessite un boîtier plus grand pour contenir toutes les pièces fonctionnelles de la machine. Vous devrez peut-être consacrer autant d’espace de travail à un copieur en réseau qu’à un grand bureau. En fonction du niveau d'humidité stable et bas de votre bureau, vous devrez peut-être également séparer la machine dans une pièce dans laquelle vous pouvez mettre en œuvre un système de contrôle de la température permettant de créer un climat de travail optimal pour le matériel et le papier, qui ne fonctionnent pas mieux en milieu humide. environnements.
Frais
Les copieurs dépendent de l’activation de la chaleur pour fixer le toner sur la surface du papier. Toute machine ou tout appareil générant de la chaleur, en tant que produit ou en tant que sous-produit de son fonctionnement, nécessite une quantité importante d’électricité pour fonctionner. Vous aurez peut-être besoin d’un circuit séparé pour le copieur, isolé du courant alimentant les ordinateurs et autres équipements de bureau, afin d’empêcher son "appétit" en électricité de nuire à leurs performances. Les copieurs comptent également sur des fournitures susceptibles d’ajouter un ensemble coûteux de coûts fixes à vos résultats mensuels, y compris l’encre et autres consommables ainsi que le papier par caisse.
Intimité
Même si vous parvenez à créer une zone fermée ou séparée dans laquelle vous pouvez copier des documents confidentiels sans exposer leurs informations à des regards indiscrets, les copieurs restent capables de créer des fuites de sécurité. Nombre de ces périphériques, en particulier ceux conçus pour les opérations réseau volumineuses, intègrent des disques durs intégrés contenant les informations du projet pour une sortie différée ou multicopies, conservent les données numérisées pour l'envoi par courrier électronique ou conservent les travaux archivés afin de pouvoir les réexécuter à la demande. Lorsque vous mettez une de ces machines hors service, vous devez effacer les données de son disque dur pour éviter de divulguer des informations personnellement identifiables ou du secret commercial à une personne qui acquiert le périphérique en tant qu'équipement utilisé.