Les avantages des états de rapprochement bancaire
Faire des erreurs dans votre comptabilité peut entraîner bien plus que des situations embarrassantes lorsque des commandes de rebond de chèques ou des ordres de recouvrement sont adressés à des entreprises qui ont déjà payé leurs factures. Les rapprochements bancaires vous aident à déceler les fraudes et à réduire le risque de transactions pouvant entraîner des frais de retard et des pénalités.
Détection d'erreur
Un rapprochement bancaire vous aide à repérer les erreurs comptables communes à toute entreprise. Ces erreurs peuvent inclure des erreurs d’addition et de soustraction, des doubles paiements, des chèques perdus et des paiements manqués. Vous avez peut-être enregistré une facture comme étant payée dans votre grand livre, mais un rapprochement bancaire peut révéler que vous avez oublié d'écrire le chèque. Parfois, votre banque peut faire une erreur en votre faveur. Vous serez tenu de restituer cet argent, même si vous l'avez déjà dépensé.
Suivi des frais et des intérêts
Chaque mois, votre banque ajoute les frais, pénalités ou paiements d'intérêts appliqués à votre compte. Vous pourriez avoir des frais de découvert, respecter les exigences de solde de votre compte ou gagner des intérêts sur le solde de votre compte courant. Si vous commandez des chèques ou si vous arrêtez de payer un chèque, des frais peuvent vous être facturés, selon les caractéristiques de votre compte. Un rapprochement bancaire mensuel vous permet d'ajouter ou de soustraire ces montants dans votre grand livre.
Détection de fraude
Vous ne pourrez peut-être pas empêcher un employé de voler votre argent une seule fois, mais vous pourrez peut-être empêcher un second vol. Les rapprochements bancaires vous aident à détecter les transactions frauduleuses en cours. Demandez à un tiers indépendant d’effectuer vos rapprochements afin d’empêcher un employé de la comptabilité de continuer à falsifier votre grand livre et vos rapprochements.
Suivi des créances
Les paiements dus un mois peuvent ne pas apparaître sur votre relevé bancaire avant le mois suivant si vous recevez les paiements vers la fin du mois. Dans d’autres cas, vous pourriez accidentellement laisser un chèque sur un bordereau de dépôt si vous le remplissez avec plusieurs entrées. Lorsque vous effectuez une vérification des créances le mois dernier, vous risquez de ne pas voir un paiement effectué et de contacter un client pour lui demander où se trouve le paiement. Les rapprochements bancaires confirment tous vos reçus, ce qui vous aide à éviter les situations inconfortables ou à identifier l'entrée d'un reçu que vous n'avez pas déposé.
Etat des transactions mises à jour
Le fait que vous ayez envoyé un paiement ne signifie pas que le bénéficiaire a encaissé le chèque ou même l’a reçu. Un état de rapprochement bancaire peut révéler qu'un chèque que vous avez écrit il y a plusieurs mois n'a toujours pas été encaissé. Les chèques non encaissés peuvent vous faire croire que vous avez plus d’argent à dépenser que vous. Les rapprochements bancaires vous permettent de repérer les chèques non payés et de contacter le bénéficiaire pour l’inciter à encaisser le chèque. Dans certains cas, le bénéficiaire vous demandera d’interrompre le paiement et de réémettre un chèque qui n’est pas arrivé, qui a été perdu ou volé.