Plan d'action pour les entreprises allant du dépôt sur papier au dépôt électronique
Vous pouvez gagner du temps et de l'argent en faisant passer votre système de classement des enregistrements papier aux fichiers électroniques, mais vous devez vous assurer que vous pouvez toujours trouver et récupérer les informations dont vous avez besoin. Un plan d'action analysant les fichiers existants et développant des procédures permettant de conserver les nouveaux enregistrements sous forme électronique vous permet de réduire les besoins de paperasserie et de stockage physique. Choisir le bon format de document électronique et le bon système de classement vous permet d'organiser et de rechercher efficacement vos informations.
Choisissez un système de classement électronique
Vous pouvez configurer votre système de classement électronique exactement comme votre système papier, avec des dossiers pour les clients ou les employés, mais les fichiers des dossiers électroniques doivent avoir un nom. Développez un système d’attribution de noms de fichiers et de dossiers qui vous donne des informations sur les documents. L'insertion de mots-clés dans les noms vous permet d'effectuer des recherches électroniques, même pour des documents non textuels. Choisissez votre système de dépôt électronique en gardant à l'esprit le dossier et la structure de dénomination afin de mettre en œuvre un système efficace.
Implémenter des fonctionnalités de sécurité
Avant de placer des documents dans votre système de dépôt électronique, vous devez résoudre les problèmes d’accès et de sécurité. Les documents peuvent contenir des informations publiques, des données commerciales internes, des informations sensibles sur la société ou les informations personnelles des clients et des employés. Dans chaque cas, vous devez décider qui doit avoir accès et comment contrôler l'accès. La plupart des systèmes ont une combinaison nom d'utilisateur / mot de passe pour le contrôle d'accès. Si vous avez besoin d'un niveau de sécurité supérieur, vous pouvez implémenter des contrôles supplémentaires pour des dossiers spécifiques et ne donner aux utilisateurs approuvés l'accès à certains fichiers qu'avec un mot de passe supplémentaire.
Numériser des documents existants
Une transition du classement sur papier au format électronique implique la conversion d'un grand nombre de documents papier en un format électronique. Numériser simplement les documents à une résolution d'au moins 300 dpi signifie que vous pouvez les consulter et les imprimer pour conserver les fonctionnalités du papier. Si vous souhaitez des fonctions supplémentaires telles que la fonction de recherche électronique de documents texte, vous devez joindre un fichier texte à chaque fichier image, en détaillant le contenu de l'image ou en donnant le texte affiché. Vous pouvez utiliser un logiciel de reconnaissance optique de caractères pour créer des fichiers texte à partir d’images et les enregistrer ensemble.
Développer des procédures pour les nouveaux documents
Après la transition vers le dépôt électronique, votre entreprise ne doit plus créer de documents papier. Les bases de données et les formulaires hébergés sur votre réseau ou en ligne peuvent remplacer les fonctions papier internes. Vous avez besoin de procédures pour stocker des documents électroniques distribués par courrier électronique ou obtenus auprès d'autres sources numériques. Une procédure de numérisation et de stockage des documents papier provenant d’autres organisations est nécessaire. Vous devrez peut-être conserver des originaux sur papier à des fins réglementaires ou légales, mais vous pouvez les numériser avec une note vous indiquant où les originaux sont stockés.
Créer des stratégies de sauvegarde et de rétention
Une dernière étape de votre plan d’action met en œuvre des politiques de conservation des documents électroniques et de sauvegarde du système. Le moyen le plus efficace de mettre en œuvre des procédures de conservation consiste à appliquer des règles concernant la durée de stockage lorsque le document est stocké. Vous devez pouvoir réviser la durée de stockage si nécessaire. Pour la sauvegarde, une sauvegarde fréquente locale sur site avec une sauvegarde quotidienne hors site est généralement suffisante.