8 étapes du processus d'achat d'une entreprise
Contrairement aux habitudes d'achat des consommateurs, les entreprises ont généralement une approche plus formelle des achats. Plutôt que de faire des achats impulsifs, les entreprises compareront les prix, compareront les fournisseurs et compareront la qualité des biens et des services avant de conclure une vente. Bien que certaines entreprises passent plus de temps sur certaines étapes du processus ou éliminent certaines étapes, la plupart des achats interentreprises peuvent être divisés en huit étapes distinctes.
1. Un problème est identifié
Le processus d'achat ne commence pas tant que quelqu'un n'a pas identifié un problème au sein de l'organisation, qui peut être résolu en achetant un bien ou un service. N'importe qui au sein de l'entreprise peut initier cela - d'un représentant du service clientèle à partir de papier d'imprimante - au chef de la direction qui décide qu'il est temps de passer à une installation plus grande. Dans certains cas, un vendeur peut aider un membre de l’organisation à identifier un besoin que personne n’avait précédemment reconnu.
2. Description du besoin général
Une fois le problème identifié, l’organisation détermine le produit ou le service requis. Quand un bureau n’a plus de papier pour imprimante, le responsable du bureau peut décider qu’il faut plus de papier. Toutefois, un ingénieur en logiciel de la même entreprise peut suggérer que l’organisation devienne sans papier en fournissant à tous les employés du bureau des tablettes.
3. Spécifications du produit
Une fois que le besoin général est convenu par ceux qui ont le pouvoir d’achat dans cette organisation, ils préciseront ensuite les options en précisant ce que le produit ou le service doit offrir. S'ils ont opté pour des tablettes, ils spécifieront ensuite la taille de leur choix, la quantité de mémoire offerte par les tablettes, etc. S'ils décident d'utiliser du papier, ils détermineront la quantité et la qualité de papier requise.
4. Recherche de fournisseur
La troisième étape du processus d'achat consiste à rechercher des fournisseurs potentiels. Si l'entreprise n'a pas encore de relation établie avec un fournisseur proposant le produit, elle doit souvent rechercher en ligne, assister à des salons professionnels ou contacter des fournisseurs par téléphone. Les acheteurs déterminent si les fournisseurs sont dignes de confiance, stables sur le plan financier et s’ils seront présents pour les besoins futurs.
5. Demande de propositions
Pour les gros achats, les organisations rédigent habituellement une demande de proposition officielle, une demande de proposition, puis l'envoient à leurs fournisseurs préférés. Ils peuvent aussi rendre le processus public afin que tout le monde puisse envoyer une proposition. Pour les petits achats, cela peut être aussi simple que de regarder le prix sur un site Web.
6. Sélection du fournisseur
Dans cette partie du processus, les propositions des fournisseurs et les prix sont évalués afin de déterminer qui offre le meilleur prix et la meilleure qualité. Souvent, le prix suffit à gagner les affaires d'une organisation, car de nombreuses entreprises vont comparer le prix aux options de financement, à la réputation du fournisseur et à la question de savoir si un fournisseur peut ou non fournir à l'organisation des biens et des services futurs.
7. Spécification de la commande
Une fois le fournisseur gagnant sélectionné, l'organisation passe la commande. Cela peut impliquer d’obtenir un crédit avec le fournisseur, de convenir des conditions, ainsi que de revoir les délais d’expédition et tous les autres produits livrables pouvant accompagner la vente, tels que l’installation ou la formation du produit.
8. Examen du rendement
Une fois le produit livré ou le service rendu, l’organisation examinera l’achat pour vérifier s’il répond aux normes acceptables. Pour les achats plus importants, il pourrait s’agir d’un examen formel impliquant les principaux décideurs de l’organisation et le personnel des ventes du fournisseur. Pour les petits achats, c'est souvent informel. Par exemple, si la société a commandé une boîte de papier arrivée en retard ou endommagée, elle peut décider de ne plus acheter chez ce fournisseur, sans jamais en informer le fournisseur.