5 étapes d'un plan de communication de projet dans la gestion de projet
Les communications de projet constituent un effort coordonné de la part de tous les membres de l'équipe, du responsable de projet responsable du message dans son ensemble et de la manière dont il est transmis, aux membres individuels de l'équipe qui contribuent au processus. Les plans de communication du projet répondent aux questions fondamentales suivantes: qui recevra les informations, quelles informations doivent être communiquées, comment les informations seront-elles diffusées et à quelle fréquence, et enfin, qui, au sein de l'équipe de projet, sera chargé de fournir les informations.
Public
L'équipe de projet doit identifier tous les publics qui recevront des communications. Dans une grande entreprise, les communications relatives aux projets liés aux technologies de l’information transmises aux équipes techniques et de développement varient considérablement des informations communiquées aux cadres supérieurs, aux cadres intermédiaires ou au personnel administratif. Parmi les autres types d’audiences d’une grande entreprise, citons le personnel désigné pour effectuer les tests aux utilisateurs finaux ou pour rédiger la documentation de ces derniers.
Besoins d'information
Que les communications soient distribuées uniquement à des équipes techniques ou fonctionnelles, ou s'adressent à un public plus large, chaque message livré doit être préparé pour un public cible spécifique. S'il existe un certain nombre de publics différents ayant des besoins différents, le contenu de chaque message doit également varier pour les destinataires prévus. Un exemple dans le domaine des technologies de l’information serait la communication de spécifications techniques qui seraient transmises aux développeurs. Ces mêmes informations ne seraient pas transmises à tous les testeurs de systèmes des utilisateurs finaux, mais uniquement à ceux qui étaient responsables de la documentation.
Médias
Bien que les communications électroniques telles que le courrier électronique puissent constituer le moyen de communication le plus efficace, ce n’est pas toujours le plus efficace pour la communication d’informations sur les projets ou la formation. L’équipe de projet devrait également envisager des bulletins d’information, des flux vidéo ou des webinaires. Des présentations de groupe et des réunions publiques en vue d'organiser des séances de questions-réponses peuvent également être fournies pour communiquer les objectifs du projet, la formation des utilisateurs ou les résultats du projet.
Timing
Les communications pour tout projet doivent commencer aux étapes de planification. Bien que les phases initiales de la communication ne soient pas aussi robustes que celles proches de la fin d'un projet, l'étape initiale consistant à diffuser les modifications planifiées de toute infrastructure ou processus est essentielle pour obtenir l'adhésion de toutes les parties. Le flux d'informations doit être géré par l'équipe de projet en coordination avec la direction générale d'une organisation. Cette coordination consiste à définir quelles informations doivent être fournies à différents moments de la progression du projet.
Responsabilités
L'équipe de projet peut être responsable de toutes les communications du projet ou une unité de communication d'entreprise peut être appelée à fournir une assistance. Cependant, les communications sont gérées, des tâches de communication spécifiques doivent être attribuées dès la phase de planification d'un projet. Bien que les rôles puissent changer pendant la durée d'un projet, un plan de délégation des tâches de communication doit être élaboré à l'avance.