10 règles pour une bonne étiquette de réunion d'affaires
Le respect de l'étiquette appropriée pour une réunion de travail établit le respect entre les participants à la réunion, aide la réunion à commencer et se termine à l'heure prévue, et favorise un climat de coopération. Un manque d'étiquette et une mauvaise planification sont deux des principales raisons de l'échec de nombreuses réunions de travail. Apprenez à vos employés les règles à suivre lors de réunions pour assurer l’efficacité de leurs réunions.
1. Arrivez tôt (pas d'excuses)
Arrivez au lieu de la réunion d’affaires au moins 15 minutes à l’avance. Cela montre du respect et vous permet de trouver un siège et de vous situer avant le début de la réunion.
2. Suivez l'ordre du jour
Le président de la réunion doit distribuer l'ordre du jour de la réunion à chaque participant au moins une semaine à l'avance. Les participants doivent appeler le président pour faire part de leurs préoccupations concernant l'ordre du jour au moins 48 heures avant la réunion. Le président et le participant concerné auront alors le temps de déterminer si des modifications doivent être apportées. L'ordre du jour doit également mentionner les heures de début et de fin de la réunion.
3. Soyez bien préparé
Chaque participante doit venir à la réunion avec tout le matériel et les données dont elle aura besoin et une compréhension du sujet de la réunion. Le but de la réunion est de discuter du sujet. Tout le monde a perdu son temps si vous n'êtes pas disposé à contribuer.
4. Prenez des pauses régulières
Les réunions doivent prendre une pause toutes les deux heures pour que les participants restent concentrés. Prévoyez des pauses d'environ 20 minutes et des pauses-repas d'environ 30 minutes.
5. Suivez le code vestimentaire
Le président doit indiquer le type de vêtement requis pour la réunion, qu'il s'agisse d'une tenue décontractée ou d'une tenue formelle, et les participants doivent suivre cette règle. Une liste représentative de la tenue vestimentaire serait utile, car les participants pourraient avoir des points de vue divergents sur ce que sont les affaires décontractées et les affaires formelles. Par exemple, lorsque vous indiquez que la réunion est une réunion officielle, vous pouvez indiquer qu’une chemise boutonnée et un pantalon kaki suffisent.
6. Parlez à tour de rôle
Gardez la réunion organisée en ne parlant que lorsque vous avez la parole. Posez des questions au cours de la période de questions et soulevez la main pour que le président reconnaisse la parole. N'interrompez pas quelqu'un pendant qu'il parle ou pose une question.
7. Écoute, écoute vraiment
Vous constaterez peut-être que le contenu de la réunion répond à beaucoup de vos questions sur un sujet. Écoutez attentivement la réunion et prenez des notes. L'écoute active est respectueuse et vous donne une base solide pour formuler votre réponse.
8. Gardez le calme
Évitez les habitudes nerveuses telles que taper un stylo sur la table, faire des bruits audibles avec la bouche, brouiller des papiers ou taper du pied sur le sol. Cela gêne les autres participants et vous rend anxieux, même si vous ne l'êtes pas.
9. Soyez poli avec votre téléphone
Éteignez votre téléphone portable avant le début de la réunion. Si vous attendez un appel urgent, configurez votre téléphone pour qu'il vibre et vous excuse de la réunion si l'appel arrive. Sauf si les ordinateurs portables ont été approuvés pour la réunion, éteignez le vôtre et baissez l'écran pour ne pas gêner vue.
10. Ne pas amener les invités
N'amenez pas d'invités non annoncés à une réunion. Si vous souhaitez inviter une personne à une réunion, contactez le président pour obtenir la permission d'amener votre invité. Si la permission n'est pas accordée, ne l'amenez pas.