Qu'est-ce qui fait un mauvais participant à une réunion?

Une réunion peut être un événement très productif où des décisions sont prises et un consensus est atteint. Ou bien cela peut durer des heures et ne faire que très peu, sauf pour mettre la patience de chacun à l'épreuve. Un leadership solide joue un rôle primordial dans le succès d'une réunion. Une planification minutieuse à l'avance et le contrôle de l'échange d'idées pendant la réunion sont essentiels. Cependant, beaucoup dépend aussi de la coopération des participants. Alors que les bons participants à la réunion peuvent faire des merveilles pour faire avancer votre ordre du jour, les mauvais participants peuvent arrêter la réunion comme prévu. Apprenez à reconnaître les participants difficiles afin de les prévenir avant qu'ils ne déraillent lors de votre prochaine réunion.

Impréparation

Les réunions productives commencent souvent à l'avance, avec la distribution d'un ordre du jour attribuant des rôles aux participants. Les personnes qui planifient la réunion peuvent demander aux participants de se familiariser avec un problème, d'apporter une solution à un problème particulier ou d'effectuer une tâche et de rendre compte des résultats. Les participants qui ne parviennent pas à suivre rendront la réunion moins productive, au mieux. Dans le pire des cas, ils peuvent créer des goulots d'étranglement empêchant la réunion d'atteindre son objectif.

S'éloigner de l'ordre du jour

Les réunions doivent être ciblées et ciblées afin que toutes les discussions soutiennent l'ordre du jour et permettent au groupe d'atteindre les objectifs de la réunion. Un mauvais participant propose des commentaires et des questions qui sortent de l'ordre du jour pour devenir des sujets non pertinents. Ces personnes forcent le responsable de la réunion à constamment changer de vitesse. Il en résulte souvent une réunion improductive au cours de laquelle le responsable passe moins de temps à suivre l'ordre du jour qu'à rappeler aux participants son intention.

Réaliser des conversations secondaires

Les participants qui initient des conversations parallèles sont une source de distraction, non seulement pour les personnes qu’ils dialoguent directement, mais pour tous ceux qui entendent ou voient le chuchotement. Il est souvent possible d'éviter cette situation en demandant aux participants de ne parler que lorsqu'ils sont reconnus, et de se réunir de manière indépendante, après la réunion, pour faire un suivi avec des collègues avec lesquels ils travaillent.

Utilisation du téléphone ou de l'ordinateur portable

Les mauvais participants à la réunion vérifient leurs courriels, leur messagerie vocale et d’autres communications électroniques au cours de leurs réunions. En plus de l'impolitesse et du potentiel de distraction causés par l'inattention d'un tel participant, il est également possible - et même probable - que la personne manque des informations importantes. Les participants qui doivent être joignables pendant les réunions doivent être informés de la nécessité de garder leur téléphone et de quitter la salle en silence si un appel important arrive. Le fait de quitter la salle pour répondre à un message dissuadera probablement les participants de répondre inutilement.

Manque de rétroaction appropriée

Les participants à la réunion doivent donner leur avis au moment opportun. Les mauvais participants déplorent leur mécontentement de manière inappropriée, par exemple en faisant des commentaires à d'autres participants ou en déposant des plaintes après une réunion auprès de leurs collègues. Les membres du personnel devraient disposer d'un moyen de procéder à des critiques constructives, que ce soit par le biais d'une séance de commentaires ou d'une séance de questions-réponses avant la levée de la réunion ou d'un suivi avec un responsable de réunion ou un membre du personnel supérieur.