Que faire lorsque votre employé clé est absent

Lorsque vous dirigez une petite entreprise, vous n’avez pas beaucoup d’employés, et parfois un employé constitue tout un département. Lorsqu'un employé clé est absent, surtout s'il s'agit d'une absence prolongée, cela peut entraîner des problèmes majeurs dans le fonctionnement de votre entreprise. Bien que le meilleur moyen de gérer l'absence d'un employé clé consiste à prévenir les problèmes pouvant survenir avant son absence, il existe quelques moyens de gérer l'absence inattendue d'un employé clé.

La prévention

Si vous savez que vous avez des employés clés dont un emploi temporaire ne pourrait pas assumer facilement l'emploi, vous devez prendre des mesures pour éviter les problèmes pouvant survenir si cet employé est absent. Par exemple, demandez à l’employée de conserver des archives détaillées de son travail et de ses projets ou de préparer un dossier qui explique clairement comment effectuer certaines des tâches de base et les plus importantes qu’elle accomplit quotidiennement. Vous pouvez également affecter des employés à vos employés clés, tels que compagnons de loge ou stagiaires. Demandez à ces personnes d'observer les employées et de mieux connaître leur routine quotidienne pour qu'elles puissent au moins assumer les tâches les plus pressantes de l'employée si elle est partie pour quelques jours. Une dernière option de prévention est "Key Man Insurance", un produit que les entreprises peuvent utiliser pour couvrir les employés clés en cas d’absence prolongée de ceux-ci. L'assurance homme-clé paie l'organisation si un employé clé est absent pendant une longue période. L'argent peut être utilisé pour trouver un remplaçant ou compenser le fardeau financier causé par l'absence.

Communiquer avec l'employé

Dans certains cas, vous pourrez peut-être communiquer avec votre employé clé, même s'il est absent. Par exemple, si l’employée doit s'absenter pour une courte période pour cause de maladie, elle pourra peut-être communiquer par téléphone ou par courrier électronique au moins quelques fois par jour. Afin de respecter la situation de l'employé, créez une liste des questions les plus urgentes à poser, puis appelez ou envoyez un courriel avec toutes ces questions en même temps. De cette façon, vous ne dérangez pas l'employé tout au long de la journée, mais vous obtenez toujours les informations dont vous avez besoin. Mais veillez à ne pas harceler l'employée, sinon elle pourrait ne pas vouloir revenir.

Réunion du personnel

Si un employé clé est absent et que vous ne pouvez pas communiquer avec elle, commencez la journée par une réunion du personnel et découvrez ce que chaque membre du personnel sait à propos du travail de cet employé. Ensemble, créez une liste des responsabilités de l’employée et expliquez comment elle remplit chacune de ses tâches. Il est important de demander à votre personnel à ce sujet au lieu d'essayer de le faire vous-même, car il est probable que votre personnel a observé les opérations quotidiennes de l'employé plus que vous ne l'avez fait. Ensuite, assignez des membres du personnel à chaque tâche, peut-être par équipes de deux au moins, si votre nombre le permet. De cette façon, ils pourront travailler ensemble pour apprendre les nouvelles tâches.

Atteindre l'extérieur de l'entreprise

Parfois, le travail d'un employé clé est tellement spécialisé que personne au sein de l'entreprise n'aura même la moindre idée de la façon de le faire. Mais il y a de fortes chances que quelqu'un, quelque part, sache faire le travail. Même si cela représente un coût supplémentaire, l’absence d’un employé clé peut justifier une intervention en dehors de l’entreprise afin de payer un intérimaire ou un pigiste spécialisé pour couvrir la charge de travail de l’employé. Les propriétaires de petites entreprises peuvent consulter des agences d'intérim, des écoles, des collèges ou des centres de formation de leur secteur d'activité.