Quels sont les avantages d'utiliser un système d'inventaire informatisé?

Il est encore possible d’exploiter une entreprise sans ordinateur, mais il s’agirait d’une très petite entreprise et il est certain que vous feriez les choses à la dure. Comme vous avez de toute façon probablement des ordinateurs dans votre entreprise, il est logique de maximiser la valeur que vous en retirez. Une façon de le faire consiste à informatiser votre système d'inventaire. Vous pouvez utiliser l'ordinateur simplement pour accélérer la tenue des registres ou accéder à un système d'inventaire complet et en temps réel, selon vos besoins, mais dans tous les cas, vous bénéficierez de son informatisation.

Systèmes d'inventaire périodique ou perpétuel

De manière générale, il existe deux manières de gérer votre inventaire. L'une consiste à compter physiquement et périodiquement à intervalles réguliers, puis à rapprocher votre stock réel des chiffres figurant dans vos livres une fois que vous avez comptabilisé les commandes entrantes et les ventes sortantes. Cette méthode profite de l’informatisation de plusieurs manières, bien que si votre entreprise est suffisamment petite, vous pouvez la conserver entièrement à l’école en utilisant des stylos et du papier.

Les entreprises ayant des stocks plus importants à gérer et un chiffre d’affaires plus important, privilégient généralement ce qu’on appelle un système d’inventaire permanent. Ce type de système garde une trace de vos ventes et de vos commandes en temps réel, en mettant à jour votre inventaire à chaque transaction. C'est là que les avantages de l'informatisation apparaissent le plus clairement.

Comptage rapide et précis

Même si vous utilisez un système d'inventaire permanent, vous devrez effectuer un comptage physique à l'occasion pour vous assurer que vos enregistrements d'inventaire sont exacts. L'un des principaux avantages d'un système d'inventaire informatisé est qu'il permet un comptage plus rapide et plus précis.

La numérisation de codes à barres ou de codes QR est plus rapide et plus simple que de noter manuellement les numéros de stock ou de feuilleter des pages de feuilles de stock pour rechercher le bon article. Cela signifie également que vous n'aurez pas à transférer manuellement ces numéros dans votre logiciel de comptabilité ou votre base de données d'inventaire, ce qui élimine une autre source d'erreur possible et plusieurs heures de saisie des données. Au lieu de cela, c'est un téléchargement électronique rapide.

Mieux recevoir et expédier

Les systèmes d'inventaire informatisés simplifient également l'expédition et la réception des commandes et laissent moins de place à l'erreur. Vous pouvez simplement numériser le produit dans l'inventaire au fur et à mesure de sa réception et il apparaîtra dans votre inventaire. De la même manière, lorsque vous envoyez une commande à vos clients, vous pouvez analyser chaque article en rupture de stock.

Dans le commerce de détail, vos caissiers font la même chose en balayant ou en balayant chaque article vendu. Vous devrez tout de même former votre personnel à vérifier le contenu de chaque boîte par rapport à la commande ou à la facture, mais vous éliminez tout de même une ou plusieurs étapes de saisie de données dans lesquelles des erreurs peuvent survenir.

Réduction du retrait et inventaire manquant

Chaque fois que vous compterez votre inventaire, vous constaterez qu'une partie de ce que vous êtes supposé avoir n'existe tout simplement pas. Cela s'explique par un certain nombre de raisons, notamment le vol à l'étalage et le vol d'employés. Vos propres erreurs administratives internes et votre propre fraude sont également des facteurs importants.

Selon les chiffres d'un sondage mené en 2017 par la National Retail Federation, ils représentent un total combiné de plus de 26% du retrait, ce qui peut représenter de l'argent réel. En réduisant les risques d'erreur dans vos processus de comptage, d'expédition et de réception, les systèmes d'inventaire informatisés peuvent aider à réduire ce nombre.

Meilleure gestion des stocks

Si vous utilisez un système d'inventaire périodique, votre inventaire comptable sera généralement obsolète lorsque votre comptable aura fini de mettre à jour les données. Cela signifie que vous devez toujours avoir au moins une petite quantité d’inventaire supplémentaire pour couvrir vos ventes projetées ou votre production projetée si vous êtes un restaurant ou un fabricant. Cela encaisse l'argent et l'espace de stockage que vous auriez autrement à votre disposition.

Avec un système informatisé d'inventaire permanent, vous connaîtrez toujours vos niveaux d'inventaire d'un simple coup d'œil. Vous pourrez peut-être stocker moins d’inventaire ou même accéder à un système d’inventaire complet «juste à temps», avec le produit que vous recevez en provenance de vos fournisseurs. Cela peut représenter une réelle économie de coûts.

Information de gestion en temps réel

L'un des avantages cruciaux d'un système informatisé d'inventaire permanent est qu'il vous fournit les informations de gestion dont vous avez besoin en temps réel. Cela va au-delà des chiffres de vente et des niveaux de stocks actuels, au cœur de vos opérations. Considérez votre coût des biens vendus (COGS), par exemple. C'est un chiffre qui mesure l'efficacité avec laquelle vous convertissez vos fournitures en recettes de vente ou, dans le cas d'un détaillant, les marges que vous avez réalisées sur les produits que vous avez vendus.

Dans un système d'inventaire périodique, vous ne connaissez vraiment votre COGS qu'à la fin d'un cycle d'inventaire, lorsque vous avez compté physiquement votre inventaire et que votre comptable peut faire le calcul. Dans l'intervalle, vous travaillez à partir d'une hypothèse de flux de coûts, ce qui ne représente guère plus qu'une "meilleure hypothèse". Avec un système d'inventaire permanent, vous pouvez consulter à tout moment un COGS mis à jour, ce qui signifie que vous pourrez identifier les problèmes à mesure qu'ils se produisent et pouvoir les corriger.

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