Quels sont les types de base de rapports produits par un système d’information de gestion?

Les systèmes d'information de gestion traitent les données brutes provenant de systèmes de traitement de bureau, tels que des ordinateurs de bureau et des applications mobiles, et de systèmes de traitement de transactions, tels que des systèmes de point de vente au détail. Le résultat est parfois sous la forme de rapports présentant des données agrégées, ce qui facilite l’analyse et la prise de décision. Les rapports peuvent être des résumés des ventes quotidiennes ou des tendances de ventes détaillées organisées par produit et par unité fonctionnelle.

Résumé

Les rapports récapitulatifs regroupent les données par périodes comptables, régions géographiques, unités commerciales ou catégories de produits. Les rapports regroupent les informations dans un format permettant aux gestionnaires de les examiner et les analyser facilement. Par exemple, un rapport de synthèse d'inventaire peut inclure le nombre d'articles en stock, les achats récents et la valeur totale des stocks. De même, un rapport de synthèse des ventes pourrait fournir des informations sur les ventes quotidiennes et regrouper les informations par catégorie de produit et par région géographique. Les applications MIS, y compris même les tableurs de base, permettent généralement aux utilisateurs de spécifier différents formats de rapport.

Tendance

Les rapports de tendance permettent aux responsables de comparer les performances des unités commerciales ou des catégories de produits et d’évaluer les résultats historiques. Par exemple, un rapport de tendance des ventes pour un détaillant peut afficher les ventes de différentes catégories de produits sur une année, ventilées par semaines ou par mois. Le rapport pourrait également inclure des comparaisons historiques d'une année sur l'autre, ce qui permettrait à la direction d'identifier les problèmes éventuels et de mettre en œuvre des mesures correctives. Si une unité commerciale ou une catégorie de produits affiche des ventes en baisse par rapport à la moyenne de l'entreprise, un changement de direction peut être nécessaire. De même, si un produit ne se vend pas bien, la société peut le revoir ou l’interrompre.

Exception

Une exception fait référence aux données situées en dehors des plages normales. Les rapports d'exception agrègent ces conditions inhabituelles et les présentent séparément. Un rapport en temps opportun sur les conditions d'exception permet au gestionnaire d'isoler plus facilement les cas nécessitant une attention immédiate. Le responsable n'a pas à parcourir d'autres rapports à la recherche de ces conditions d'exception. Par exemple, un rapport d'exception MIS peut avertir un responsable de magasin lorsque son stock est faible, afin qu'il puisse commander à nouveau des fournitures. Pour une grande entreprise, un rapport d’exception relatif aux ressources humaines peut signaler des niveaux inhabituels de congés de maladie pour certains employés et unités d’affaires.

À la demande

Les rapports à la demande fournissent des informations spécifiques en fonction des besoins. Le contenu de ces rapports dépend des circonstances et des exigences du responsable demandeur. Ces rapports peuvent être dans un format personnalisé ou dans l’un des formats de résumé ou de tendance habituels. Par exemple, un propriétaire de petite entreprise peut vouloir savoir comment ses produits se vendent lors de certains jours fériés, dans des zones géographiques spécifiques ou dans une combinaison des deux. Un responsable marketing peut effectuer une analyse de scénario afin de déterminer l'impact qu'un changement de prix pourrait avoir sur les ventes et la rentabilité.