Quelles activités devez-vous effectuer pour comptabiliser correctement votre stock en fin d'année?

La comptabilisation de vos stocks à la fin de l’exercice signifie la vérification de la présence physique du stock stocké dans les entrepôts en fonction des enregistrements commerciaux. Ceci est important car vous pouvez avoir des divergences générales dues aux erreurs de réception, aux bris, aux erreurs d'emballage et au vol. En dressant l'inventaire à la fin de chaque année et en corrigeant les chiffres si nécessaire, on évite les erreurs accumulées pendant de nombreuses années. Des erreurs d'inventaire importantes peuvent entraîner une interruption de votre activité en raison d'une rupture de stock imprévue et nuire à l'exactitude des livres de votre entreprise.

Transactions proches

Vous ne pouvez pas dresser un inventaire de fin d'année lorsque des transactions sont en cours dans les comptes. Vous devez avoir expédié toutes les ventes de l'année et avoir reçu tous les achats de l'année. Lorsque vous terminez toutes ces opérations, vous devez les enregistrer dans les livres de la société et clôturer toutes les transactions des comptes. Votre société a atteint un état clairement défini. À ce stade, l'inventaire dans les livres doit correspondre à l'inventaire que vous avez physiquement sous la main dans les entrepôts. Si vous ne pouvez pas fermer toutes les transactions, vous devez appliquer les corrections correspondantes à la phase de rapprochement.

Compter l'inventaire physique

Faire son inventaire physique, c’est entrer dans l’entrepôt, identifier tous les articles que vous avez entreposés, compter le nombre d’articles présents et en enregistrer les quantités. Pour des raisons de précision, le comptage doit être effectué par une équipe de deux personnes, l’une vérifiant le matériel et l’autre les notant sur des formulaires de rapport. Vos équipes doivent compter les articles en ordre, mais aussi compter et identifier les articles cassés, les articles mal étiquetés et les produits mal emballés.

Rapprocher l'inventaire

Un inventaire physique indique généralement des nombres de matières qui ne correspondent pas aux enregistrements des comptes. La réconciliation tente d'expliquer pourquoi les chiffres ne correspondent pas. Lorsque l'inventaire physique indique que vous avez eu des problèmes d'inventaire tels que des ruptures ou un emballage incorrect, la prise en compte des nombres correspondants rapproche souvent le décompte physique des livres. Si vous avez des écarts inexpliqués, le rapprochement doit en prendre note et souligner le fait qu'il n'a pas été possible de rapprocher les nombres pour ces éléments particuliers. Parfois, vous devrez apporter des corrections à cette étape pour tenir compte des transactions qui ne sont pas encore clôturées.

rapport

Une fois l'inventaire physique terminé et le rapprochement effectué, vous communiquez les résultats à la direction pour suite à donner. D'une part, vous devez identifier les sources de divergences graves afin que la direction puisse prendre des mesures pour éviter que le problème ne se répète. En revanche, des différences irréconciliables d’inventaire doivent conduire à une mise à jour des chiffres dans les comptes pour refléter les quantités réelles disponibles. La direction doit décider comment enregistrer de tels changements dans les livres de la société, soit en amortissant les pertes, en les compensant avec les gains, ou en ajustant les stocks physiques pour les faire correspondre aux livres. Une fois terminés, ces mises à jour et ajustements permettent à l'entreprise de commencer le nouvel exercice avec un inventaire physique correspondant aux numéros d'inventaire de ses comptes.