Fonctions d'administration des contrats de location
L’administration des contrats de location est une fonction essentielle de toute entreprise, notamment de l’immobilier et des entreprises de leasing. Il ne s’agit pas seulement de préparer des contrats de location et de distribuer des copies exécutées aux clients, mais également de maintenir une base de données, d’évaluer périodiquement le respect des conditions du contrat de location et d’évaluer régulièrement l’utilité et l’efficacité du contrat.
Préparation du bail
L’administration des contrats de location commence par la prise de décisions d’occupation et la préparation des baux selon les termes et les conditions qui fonctionnent pour le bailleur - la personne qui loue son bien - et le locataire, la personne qui le loue. Le bailleur a pour pratique générale de préparer le contrat fixant les termes du contrat et de le présenter au locataire pour approbation et consentement. Une fois que les deux parties ont signé, le bailleur en remet une copie au locataire et en conserve une pour ses propres archives.
Maintenance de la base de données
Une entreprise doit conserver un enregistrement de ses différents contrats de location conformément aux pratiques de conservation appropriées, ainsi qu'une trace papier servant de pièces justificatives aux fins de la déclaration financière et fiscale. Les entreprises peuvent avoir divers contrats de location portant sur des locaux, des véhicules, des équipements et d’autres options de location. L’administrateur du contrat de location organise les contrats dans une base de données complète et régulièrement mise à jour, pour faciliter les recherches.
Conformité aux obligations locatives
L'évaluation périodique des contrats de location pour s'assurer de leur conformité avec les termes, conditions, dates, loyers et autres stipulations est une fonction du service ou du personnel d'administration du contrat de location. Les contrats de location contiennent généralement des conditions relatives à l'utilisation, à la maintenance et à la cession de la propriété que les parties sont tenues de respecter. Par exemple, le contrat de location pourrait obliger le bailleur à inspecter la propriété chaque année et à effectuer les réparations résultant de l'usure. Le service de l'administration des contrats de location est chargé de gérer toutes les obligations du contrat.
Vérification de contract
Le service de l'administration des contrats de location négocie et révise les conditions du contrat de location afin de garantir que l'accord résultant satisfait aux exigences de l'entreprise. Le responsable du contrat de location interagit avec les autres membres de la haute direction pour s'assurer que les charges ou les produits du contrat de location correspondent aux objectifs financiers de l'organisation. En cas de renouvellement de bail, si les conditions existantes ne sont plus concurrentielles, le responsable du contrat de location négocie de meilleures conditions. Le service de l'administration des contrats de location traite les litiges pouvant résulter des contrats de location de l'entreprise.