Clés de la planification d'événements
Le dépannage des revers imprévus est une occurrence standard lors de la planification d'événements, mais une planification adéquate peut réduire la possibilité de telles occurrences. La nuit qui précède un grand événement n’est pas le moment de rappeler un détail important et oublié. Prenez le temps de parfaire vos compétences en matière de planification et de passer en revue les éléments nécessaires pour réussir une aventure productive et agréable. Cela soulagera le stress inutile sur vous-même et votre équipe.
Budgets de travail
Avant d'affecter un montant de budget à votre événement, réfléchissez bien aux détails importants tels que l'historique du budget de l'événement et les coûts inflationnistes éventuels. Vous devrez également établir des échéanciers budgétaires. Créez un graphique ou une feuille de calcul qui donne les coûts estimés ainsi que des dates réalistes pour les dépenses budgétaires. Cette clé est particulièrement utile si vous planifiez un événement à plusieurs mois de la date réelle. Les dates budgétaires servent de points de repère pour que vous restiez sur la bonne voie.
Gestionnaire de site
Nommer un responsable sur site qui sera disponible sur les lieux pour les arrivées d’équipement, les répétitions et les réunions avec les fournisseurs. En tant que planificateur d’événements, vos tâches peuvent vous tenir à l’écart de temps en temps, vous aurez donc besoin d’un assistant flexible. Choisissez quelqu'un qui communique efficacement et succinctement. Pour ce poste, vous devez avoir un solutionneur de problèmes et une personne disposée à vous tenir au courant des problèmes qui pourraient survenir.
Marketing de l'événement
Si le succès de votre événement dépend de la forte fréquentation, un bon marketing est essentiel. Outre le coût du site, le marketing sera probablement votre coût budgétaire le plus élevé. Vérifiez toutes les dates, heures, lieux et invités avant de rencontrer des partenaires de l’imprimerie et de la publicité. Vous aurez besoin des devis de livraison et d’impression par écrit. Il est important de savoir quand il est temps d'inscrire les informations relatives à votre événement.
Trouver des commandites
Couvrir les coûts de l'événement en attirant et en retenant les sponsors. Les services de parrainage agissent en tant qu'intermédiaire associant les entreprises à des planificateurs d'événements spéciaux. Cela peut valoir un petit pourcentage de faire appel à une société de gestion de parrainage professionnelle. Attirez un groupe d’âge ou d’intérêts spécifique en travaillant avec des entreprises facilement identifiables par votre public cible. Passez en revue le lieu pour voir où les bannières et les solutions marketing conviendront à votre agenda.
Petites choses
Le jour venu, ce sera la sculpture de glace scintillante ou les cadeaux originaux qui émerveilleront les invités. Ne négligez pas les petits détails comme les porte-noms personnalisés, la musique de fond appropriée et les aliments à la mode. Concentrez-vous sur des invités surprenants avec quelques extras sympathiques plutôt que de leur offrir les extras banals attendus.