Stratégies d'écriture clés en entreprise

Stratégies d'écriture clés dans les communications d'aide aux entreprises. Savoir comment rédiger une lettre ou un document important augmente la valeur d'un dirigeant ou d'un employé pour l'organisation. L'écriture commerciale nécessite des recherches minutieuses, de la réflexion et de la discipline. L'auteur peut créer plusieurs brouillons avant qu'une version finale ne soit prête. Il est important de ne pas vous presser dans la rédaction, car les erreurs de communication dans l'entreprise sont potentiellement gênantes et coûteuses si elles se traduisent par une perte d'opportunités, une confusion parmi les employés ou l'insatisfaction de la clientèle.

Ton

La sélection du ton approprié est essentielle en rédaction commerciale. L'université Purdue rapporte que le ton reflète l'attitude de l'auteur et son approche du message et du lecteur. Un ton dur et pressé peut nuire au message et transmettre un thème non voulu. Les lettres commerciales, les notes de service et les rapports doivent refléter la confiance, la sincérité et la courtoisie. Comprendre le motif de la correspondance aide à donner le bon ton. Un ton chaleureux et amical convient pour féliciter un employé de son travail, mais une réprimande nécessite un ton clair, direct et faisant autorité. Les messages négatifs tels qu'une réprimande ne devraient pas attaquer la personne, mais plutôt se concentrer sur les actions à l'origine de la réprimande.

La langue

Un langage non discriminatoire est préférable pour la rédaction professionnelle. Un document commercial doit éviter les termes stéréotypés ou les expressions impliquant le genre. Par exemple, il est inapproprié d’envoyer une invitation à une fête pour «les gestionnaires et leurs épouses». Cela implique que seuls les hommes sont des gestionnaires. Inviter «les gestionnaires et leurs conjoints» est non discriminatoire. Il est également préférable d'utiliser des titres d'emploi neutres dans la mesure du possible, tels que «président» plutôt que «président» lorsque le rédacteur économique ne sait pas si le président est un homme ou une femme.

La pertinence

Les rédacteurs spécialisés dans les affaires devraient généralement éviter les termes et expressions complexes, à moins qu'ils écrivent pour un public spécifique connaissant les termes. Une infirmière écrivant à un autre agent de santé peut utiliser des mots et des phrases ne convenant pas à un mémo similaire pour le patient. En général, il est préférable de garder la rédaction générale des affaires générale claire et simple.

Grammaire

Des erreurs dans l'orthographe, la ponctuation ou la structure de la phrase gâchent la rédaction professionnelle, même si l'auteur applique des stratégies judicieuses dans tous les autres domaines. Les personnes qui rédigent des documents commerciaux doivent s'efforcer d'obtenir une grammaire parfaite. Obtenir des faits corrects est tout aussi important. Cela inclut l'orthographe correcte de tous les noms et la double vérification de faits tels que les dates, les heures et les lieux.