Directives de contrôle interne

Des contrôles internes rigoureux sont la meilleure défense dont une petite entreprise dispose pour protéger ses ressources matérielles et financières. Les directives de contrôle interne, un ensemble d'attentes et de procédures de gestion des risques, sont les mécanismes utilisés pour mettre en œuvre et maintenir le contrôle. Bien que le type d'entreprise et les fonctions spécifiques déterminent en fin de compte le niveau et les types de contrôles les plus appropriés pour l'entreprise, tout propriétaire de petite entreprise peut bénéficier de la révision des directives sur les meilleures pratiques de contrôle interne.

Définition du risque

Les contrôles internes doivent traiter des risques spécifiques au sein d'une fonction commerciale, tels que ceux liés au traitement des espèces, à l'enregistrement de la paie ou à la gestion des immobilisations. Par exemple, deux risques communs au traitement des espèces sont l’enregistrement incorrect des encaissements et des espèces perdues ou volées, tandis que les risques courants concernent la création d’employés fictifs, des trop-payés et des octrois, sans toutefois enregistrer les vacances ou les congés personnels. L’identification de chaque fonction principale et des risques qu’elles comportent est une première étape dans l’établissement de contrôles internes appropriés.

Conditions générales d'Utilisation

Le contrôle interne est réalisé au moyen d’une autorisation appropriée, d’une séparation des tâches, de la documentation et des exigences en matière d’enregistrement, ainsi que d’audits internes aléatoires et réguliers. Appliquez ces objectifs aux risques spécifiques identifiés dans chaque fonction. Par exemple, réduisez les risques de perte ou de vol d’argent en séparant les encaissements et les tâches de rapprochement, en exigeant la documentation appropriée et l’autorisation du superviseur ou du responsable pour effectuer des remboursements en espèces et pour compter périodiquement les registres pendant un quart de travail. Avec les fonctions de paie, séparez les tâches de saisie des données de paie et de traitement des chèques. Numérisez les informations de la carte de pointage, ainsi que toutes les demandes de congé, dans le dossier de chaque employé, et demandez une autorisation de la direction avant l'impression des chèques de paie.

Commandes spécifiques aux fonctions

Certaines fonctions de l’entreprise nécessitent des contrôles spécialisés relatifs à des risques qui ne sont pas évidents dans toutes les fonctions. Par exemple, les contrôles de caisse spécifiques à une fonction peuvent inclure l'utilisation de reçus et de bordereaux de dépôt pré-numérotés. Une politique qui spécifie la fréquence des dépôts bancaires, telle que quotidienne lorsque le dépôt est supérieur à 500 USD ou quotidien, quel que soit le montant, peut également être envisagée. Les comptes débiteurs et créditeurs peuvent nécessiter un rapport de vieillissement mensuel. Les actifs immobilisés, tels que les meubles, les ordinateurs et le matériel de bureau, peuvent être étiquetés et l'emplacement noté et ajouté à une liste d'inventaire des immobilisations.

Contrôles d'audit interne

Même si une petite entreprise peut ne pas nécessiter d'audit externe annuel, un audit interne approfondi, semestriel ou annuel, constitue un guide de bonnes pratiques. Un audit interne remplit plusieurs fonctions importantes. Une équipe d’audit interne - composée souvent du propriétaire de l’entreprise ou du chef de service et d’une partie neutre - peut déterminer si et comment les employés se conforment aux procédures de contrôle interne, mais également identifier les domaines dans lesquels les contrôles doivent être renforcés par une modification ou une augmentation du nombre de contrôles. nombre de contrôles. La fonction la plus importante est de détecter les cas de fraude, de gaspillage ou d’abus des ressources de l’entreprise.

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