Comment entretenir les systèmes de classement électronique et sur support papier
Faire des affaires signifie généralement accumuler beaucoup de documents, et sans un bon système de classement, le volume considérable des données rend difficile la récupération ultérieure de documents spécifiques. Sans accès fiable à vos dossiers, votre entreprise peut basculer ou même échouer. Par conséquent, pour gérer votre entreprise de manière efficace, vous avez besoin d'un bon système de classement. Cela signifie qu’il faut dès le début concevoir un système d’organisation intelligente des fichiers, tant pour vos enregistrements papier que pour vos enregistrements numériques, puis régulièrement à jour.
Organisation des fichiers numériques
La numérisation de vos fichiers rend la conservation des documents plus rapide, plus simple, plus sûre et plus précise. Chaque entreprise doit conserver des copies numériques de tous les enregistrements papier à moins d’avoir une raison valable de ne pas le faire. Pour configurer un bon ensemble de fichiers pour vos enregistrements électroniques, utilisez un ordinateur sécurisé dédié et planifiez des sauvegardes régulières de cet ordinateur, de préférence dans un autre emplacement physique, en cas de panne de l'ordinateur ou si tout votre bureau subit des dommages consécutifs à un sinistre. Sur l'ordinateur, créez des dossiers pour tous vos types d'enregistrement de base, tels que la paie, les coûts d'installation, les documents fiscaux et les comptes à recevoir et à payer. Utilisez des sous-dossiers pour créer des améliorations supplémentaires si nécessaire. Faites de votre objectif organisationnel général la récupération rapide et intuitive de tout enregistrement spécifique.
Organisation des fichiers papier
Héritage des pratiques commerciales, la plupart des entreprises conservent toujours des dossiers papier de tout. Parfois, le document original sur papier a une force juridique unique, telle qu'un contrat de location signé. Dans tous les cas, tout en évitant les formalités administratives inutiles, vous devez mettre en place un bon système de conservation des documents pour vos dossiers. Investissez dans une série de classeurs et organisez-les en fonction des types de dossiers qu’ils détiennent, en conservant les types de registres de base et en utilisant des dossiers et des partitions pour séparer les fichiers. Ne laissez pas différents types d’enregistrements de base se mélanger dans les mêmes classeurs. Étiquetez clairement les classeurs, de sorte que vous sachiez où aller pour stocker ou récupérer un enregistrement spécifique. Laissez beaucoup d'espace supplémentaire dans les classeurs afin de pouvoir faire croître vos disques pendant des années sans avoir à déplacer des fichiers ou les classeurs eux-mêmes.
Traitement des enregistrements entrants
Au fur et à mesure que vous générez et recevez des documents dans le cadre de vos activités commerciales, restez à jour avec votre archivage, à la fois sur support électronique et sur support papier. Traitez les nouveaux documents de manière à créer immédiatement une version numérique - ou, si vous commencez avec une version numérique, imprimez une copie sur papier si nécessaire -, puis archivez la copie sur papier et travaillez à partir de la copie numérique pour gagner du temps et épargner des problèmes. Imprimez des copies papier mises à jour des fichiers selon vos besoins. Ne laissez pas les fichiers et les dossiers s’empiler sur votre bureau ou sur votre bureau. Rangez tout dans son emplacement approprié lorsque vous ne l'utilisez pas activement.
Mise à jour des fichiers numériques
En ce qui concerne les enregistrements électroniques, au cours de la phase de démarrage, tous vos fichiers peuvent tenir sur un seul ordinateur - et vous êtes peut-être le seul employé. Toutefois, l'opération augmentera à mesure que votre entreprise et votre masse salariale grandissent, vous pouvez donc vous attendre à séparer les types d'enregistrement de base sur leurs propres ordinateurs dédiés. Il suffit de couper les «branches» de votre arbre de conservation et de déplacer les dossiers appropriés vers leurs propres ordinateurs. De plus, vous pouvez vous attendre à apporter des modifications et des révisions à la structure de vos fichiers au fur et à mesure de la croissance de votre entreprise, ce qui nécessitera de nouvelles divisions organisationnelles. Ensuite, à mesure que vos fichiers et dossiers deviennent plus nombreux, vous pouvez occasionnellement archiver des enregistrements plus anciens dans des sous-dossiers d'archivage afin de réduire l'encombrement dans l'espace du dossier actif. Gardez tout où vous ou un employé pouvez facilement y accéder plus tard.
Maintenir des fichiers papier
Lorsqu'il s'agit de fichiers papier, mettez régulièrement à jour vos classeurs afin que tous les enregistrements aient un emplacement logique. Périodiquement, supprimez les anciens fichiers dont vous n'avez probablement plus besoin à des fins commerciales ou fiscales, et archivez-les dans un emplacement séparé - dans des classeurs d'archivage sur site ou dans un entrepôt de stockage dédié.