Comment l'IRS renonce à une pénalité sur les salaires

L’IRS recherche le recouvrement des pénalités d’impôt sur les salaires de manière plus agressive que les pénalités applicables à la plupart des autres impôts, car la part de cet impôt consacrée aux employés constitue un fonds d’affectation spéciale - collecté par les employeurs et détenu en fiducie pour le gouvernement. Un employeur pourrait avoir des raisons valables pour lesquelles il était incapable de verser ces taxes à temps. L'IRS envisagera de supprimer ou de réduire les pénalités si l'employeur peut justifier de façon convaincante la réduction ou l'élimination de ces pénalités.

Cause raisonnable

Un motif raisonnable signifie généralement que l'employeur n'a pas été en mesure de verser de l'impôt en raison de circonstances indépendantes de sa volonté. De telles circonstances peuvent être causées par un décès dans la famille, une maladie grave de l’employeur ou d’un membre de la famille proche, un voyage inévitable loin de chez soi à l’approche de la date à laquelle les taxes étaient exigibles, ou une interruption des activités en raison d’un incendie, d'une perte accidentelle de documents ou de catastrophe naturelle. Une lettre de demande d’abattement doit inclure une description et les circonstances du problème, indiquer comment le problème a empêché l’employeur d’envoyer les taxes, la façon dont il a géré d’autres affaires et affaires personnelles au cours de la période, les tentatives infructueuses de l’employeur pour se conformer et la rapidité avec laquelle elle a agi pour se conformer une fois le problème résolu.

Exceptions statutaires et renonciations administratives

Les exceptions prévues par la loi résultent généralement d'un changement soudain ou spectaculaire des lois et des règlements, de changements rétroactifs régissant le calcul ou le dépôt des taxes sur la masse salariale, ou d'une confusion quant à la signification d'une nouvelle disposition ou au respect de celle-ci. La lettre de demande devrait clairement indiquer en quoi le changement a causé les problèmes, ce que l'employeur a fait pour mieux comprendre ou comment il a tenté de se conformer de bonne foi. L'IRS peut accorder une dérogation administrative à tout employeur qui en fait la demande si le service reconnaît que des modifications rétroactives, une nouvelle législation, un retard dans l'envoi des formulaires aux employeurs ou un manquement de l'IRS à fournir des conseils opportuns ont créé de la confusion pour un nombre important d'employeurs dans des situations similaires. . Dans ce cas, indiquer simplement que le problème a été causé par le changement, une nouvelle réglementation ou un retard pourrait suffire à faire annuler la pénalité.

Correction des erreurs de service

Si l'IRS fournit des indications écrites ou orales incorrectes ou incomplètes, ou si l'employeur s'est fié aux conseils erronés d'un conseiller fiscal qualifié, écrivez une lettre citant les orientations ou les conseils et expliquant en quoi le fait de ne pas s'y conformer a été pris en considération. L'employeur doit fournir des documents - une copie des directives écrites ou la preuve d'un appel téléphonique à l'IRS et des notes sur l'appel en cas d'avis oral. Si l'erreur est due à un conseil erroné d'un spécialiste en déclarations, demandez-lui de lui fournir par écrit son conseil d'écrire avec la lettre. La plupart des préparateurs dignes de confiance admettront l’erreur et fourniront une déclaration écrite. S'il ne le fait pas, changez immédiatement de préparateur et incluez cette information dans la lettre.

Payer les taxes et pénalités

Avant de demander une dispense ou une réduction de pénalité, l'IRS exige généralement de l'employeur qu'il paie toutes les charges sociales et les pénalités imposées. Le service envisagera rarement une renonciation tant que l'employeur ne s'y conformera pas. Si un employeur demande une réduction sans payer au préalable la pénalité imposée et que la demande est refusée, le retard de paiement peut entraîner des pénalités supplémentaires. Les intérêts de retard et les pénalités augmenteront également.