Comment inventorier le vin
À l'ère de la technologie, l'inventaire du vin devient aussi simple que l'achat du logiciel pour garder une trace de votre marchandise, le défi étant de trouver une solution à prix raisonnable, adaptée à votre activité viticole. Cependant, les systèmes de gestion des stocks de vin ne doivent pas nécessairement être compliqués ou coûteux, car il existe des techniques simples pour faire le travail. Il est non seulement nécessaire de procéder à un inventaire pour surveiller les tendances des ventes et informer les décisions d’achat, mais il est également important de conserver des données exactes en cas de vérification des taxes d’accise par le Département du Trésor des États-Unis.
Logiciel d'inventaire du vin
Que vous soyez un viticulteur, un vignoble, un club de vin, un restaurant ou une autre entreprise encline à l'oenologie, les entreprises spécialisées dans le vin disposent d'un large éventail de logiciels d'inventaire disponibles sur le marché pour gérer leurs stocks. Elypsis Winery est une suite logicielle qui intègre des fonctions de comptabilité avec un suivi des stocks et des épuisements. Les établissements vinicoles et les caves à vin disposent de la plateforme Web de commerce électronique Blackboxx, qui associe les réseaux sociaux à la gestion des stocks et des clients. Les systèmes de gestion des stocks tels que ImSTOCK sont conçus pour les restaurants et les boutiques de cadeaux.
Feuilles de calcul
Le fournisseur de conversion de données Cogniview explique que les entreprises n’ont pas à s’endommager pour acheter et gérer des systèmes d’inventaire coûteux en cave. Ils peuvent simplement utiliser Excel. Il note que le Cornell Centre of Hospitality Research utilise Excel à cette fin, où les exemples de champs dans un tableur peuvent inclure l'origine, la variété, la maturité du vin, le prix d'achat et le nombre de bouteilles. Les restaurants et les bars peuvent également compiler les ventes et les marges. Cogniview suggère de garder une trace de l'inventaire des produits en marquant chaque trou ou en joignant une étiquette à chaque bouteille avec un numéro qui est ensuite compilé dans la base de données.
Conseils
Vinote, éditeur de logiciels pour caves à vin, recommande d'indexer votre collection de vin à l'aide d'étiquettes à goulot. De cette façon, vous n’avez pas à enregistrer le changement d’inventaire au moment de l’ouverture de la bouteille et vous pouvez y faire face à un moment plus opportun. En outre, il est conseillé de conserver une base de données sur les heures de grande consommation afin de savoir à tout moment quels vins sont prêts à être débouchés. Vinote suggère également de garder une variété de vins prêts à boire et de conservation, ainsi que d’acheter en petits lots de six, plutôt qu’automatiquement, pour suivre les progrès du vin au fil du temps.
Notes de conformité
Une question à prendre en compte par les établissements vinicoles et les caves à vin collés lors de l’inventaire de leur vin est la question de la conformité avec le Bureau de la taxe sur le tabac et l’alcool du Trésor américain. Les problèmes courants liés aux inventaires de vin qui se produisent lors des audits sont des enregistrements incomplets et le calendrier de l'inventaire. Le site Web de la TTB indique que les récapitulatifs d'inventaire du volume de vin en vrac ou en bouteille ou emballé doivent être totalisés séparément en gallons ou en litres de vin par classe de taxe. Les pages de l'inventaire doivent être séquentielles et la personne qui effectue le décompte doit signer et dater l'inventaire.