Comment les niveaux de la hiérarchie de la communication fonctionnent-ils dans une organisation?
La communication construit des relations, y compris les relations de travail qui permettent aux membres d'une entreprise de coordonner leurs efforts pour le bien commun. Pour éviter des chevauchements ou des trous dans le travail qui pourraient nuire à la coordination, les petites entreprises en croissance doivent finalement mettre en place une structure organisationnelle. Non seulement la structure établit la place de chacun, mais elle établit également une hiérarchie de communication. Cette hiérarchie repose sur les connexions établies dans la structure. Ces connexions dictent des canaux de communication formels. Les auteurs de «Management: Meeting and Exceeding Expectations» appellent ces canaux formels des «pipelines désignés pour les messages», soulignant le flux de communication ouvert qui permet à une petite entreprise de continuer à fonctionner correctement.
Flux ascendant
Les communications dans les entreprises circulent vers le haut, le bas et à travers les niveaux d'une organisation. La communication passant par la chaîne de commandement fournit à la direction des informations précieuses sur la situation de l'entreprise. Les commentaires, les rapports, les informations sur les clients, les suggestions et les besoins professionnels vont du subordonné au responsable. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous n'avez pas à attendre passivement que ces communications se produisent. Les outils qui encouragent la communication ouverte d'un niveau à l'autre incluent les enquêtes, les réunions régulières, une politique de porte ouverte et permettant aux employés de participer à des groupes consultatifs.
Flux descendant
Les communications qui circulent d’un niveau à l’autre vont des questions opérationnelles aux questions stratégiques. Les questions au jour le jour incluent les directives du superviseur, la rétroaction, la formation et les évaluations. En commençant par le haut avec le propriétaire, cependant, la direction doit également faire preuve de leadership en communiquant des préoccupations plus larges - des principes directeurs, tels que la vision, la mission et les objectifs stratégiques de l'entreprise. Le fait de garder ces informations pertinentes conduit l’entreprise sur la bonne voie. Outre les réunions en tête-à-tête et les réunions de groupe, les outils de transmission de messages comprennent les bulletins d'information et les blogs, les médias sociaux, les manuels de procédures, les rapports, les mémos et les lettres.
Mouvement latéral
Les niveaux de la hiérarchie de communication déterminent la manière dont les personnes et les services communiquent au sein de l'organisation. Les personnes du même niveau ou du même niveau communiquent entre elles. Les gestionnaires de départements en font de même. Ces communications horizontales permettent aux gens de coordonner leurs efforts pour qu'une main sache ce que fait l'autre. La communication horizontale inclut également des contacts externes avec les fournisseurs et les clients. Les informations glanées peuvent ensuite être partagées avec les départements ou les membres de l'équipe. Outre les contacts directs et les messages écrits, la communication horizontale repose sur des outils tels que les numéros sans frais et l'assistance par courrier électronique.
Effets structurels
Le type de structure organisationnelle d’une entreprise affecte ses communications. Dans la configuration traditionnelle - le patron en haut, les gestionnaires en bas et les employés en bas - la hiérarchie stricte et formelle crée des canaux de communication contrôlés et formels. La plupart des nouvelles petites entreprises ont des organisations informelles plus souples et plus nombreuses, des informations plus fluides - moins de gazoducs désignés, plus de rivières coupant les canaux comme elles le feront. Un propriétaire de petite entreprise qui s'appuie sur des équipes plutôt que sur des niveaux de gestion pour atteindre ses objectifs - la structure de l'équipe - insiste nécessairement sur la communication horizontale entre les membres de l'équipe. Sans contrainte des canaux bureaucratiques formels, l'information se répand rapidement. Une communication rapide rend une entreprise flexible et réactive.