Comment calculer les heures supplémentaires et le temps double dans Excel

Pour éviter les problèmes avec vos employés ou le gouvernement, le tableur de la paie de votre entreprise doit non seulement être précis, mais également respecter toutes les lois fédérales et étatiques. Par exemple, votre feuille de calcul doit calculer correctement les heures supplémentaires pour toutes les heures travaillées au-delà de 40 ans. De plus, la politique de votre entreprise ou la loi de votre État peut vous obliger à payer aux employés le double de leurs heures pour les heures travaillées par jour au-dessus d’un certain seuil. Vous pouvez créer une feuille de calcul Excel qui ajoute correctement les heures travaillées par un employé et effectuer un test pour voir s'il a gagné des heures supplémentaires ou une double rémunération.

1.

Tapez une étiquette de ligne Excel pour l'heure de début de journée d'un employé et une autre étiquette pour l'heure de fin. Par exemple, tapez "Heure de début" dans la cellule A2 et "Heure de fin" en A3.

2

Tapez les en-têtes de colonne du dimanche au samedi dans les cellules B1 à H1.

3

Tapez "Heures quotidiennes" dans la cellule A4 et "Heures doubles" dans la cellule A5.

4

Tapez les en-têtes de colonne "Heures totales" dans la cellule I1, "Heures doubles" dans la cellule J1 et "Heures supplémentaires" dans la cellule K1.

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Tapez les heures de début et de fin du travail pour le premier jour de la semaine de travail. Par exemple, tapez "8:00" dans la cellule B2 et "16:00" dans la cellule B3. L'espace avant "am" ou "pm" indique à Excel de formater les données sous forme d'heure plutôt que de texte brut.

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Tapez la formule pour afficher les heures travaillées dans la cellule B4 et appuyez sur "Entrée". Par exemple, tapez la formule = (b3-b2) * 24 dans la cellule B4. Cette formule soustraira l'heure de départ à l'heure de début et multipliera le résultat par 24. Cela donne le nombre d'heures travaillées ce jour-là, mais Excel affichera le résultat sous forme d'heure, sauf si vous modifiez le format de la cellule.

7.

Sélectionnez la cellule B4 et cliquez sur le bouton "Format numérique" dans le groupe Accueil.

8

Sélectionnez "Nombre" pour formater l'heure en tant que nombre réel.

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Tapez la formule pour calculer le nombre d'heures double travaillées ce jour-là dans la cellule B5. Par exemple, supposons que la loi de votre État vous oblige à payer le double de temps aux travailleurs s’ils travaillent plus de 10 heures par jour. Tapez le test conditionnel @IF suivant dans la cellule B5:

@IF (B5> 10, B5-10, 0)

Ce test détermine s'il y a eu plus de 10 heures travaillées ce jour-là. Si tel est le cas, il affichera l'heure double comme le nombre total d'heures moins 10. S'il n'y a pas eu d'heure double, il affichera zéro.

dix.

Sélectionnez les cellules B2 à B5 et appuyez sur "Ctrl-C" pour les copier dans le presse-papiers.

11

Sélectionnez les cellules C2 à H5. Appuyez sur "Ctrl-V" pour coller les heures de début et de fin du premier jour de travail dans les cellules actuellement vides. Excel ajustera automatiquement les références de cellule de formule pour chaque jour de la semaine de travail. Vous pouvez modifier les heures plus tard pour tester la feuille de calcul. Par exemple, rendez-vous à 19 heures le lundi, mardi et mercredi.

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Tapez la formule pour ajouter le nombre total d'heures travaillées pour la semaine dans la cellule I2. Utilisez la formule suivante comme exemple:

= SOMME (B4: H4)

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Tapez la formule pour ajouter toutes les heures doubles de la semaine dans la cellule J2. Par exemple, utilisez la formule:

= SOMME (B5: H5)

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Tapez la formule dans la cellule K2 pour calculer les heures supplémentaires pour la semaine. Cette formule permet de vérifier si le total des heures travaillées au cours de la semaine, moins le double des heures, est supérieur à 40. Si tel est le cas, seules les heures supplémentaires seront affichées. S'il est faux, il affichera zéro. Par exemple, tapez le test conditionnel IF ci-dessous dans la cellule K2 et appuyez sur "Entrée".

@IF ((J2-K2)> 40, J2-K2-40, 0)