Comment construire un dictionnaire de données dans Access

Un dictionnaire de données est comme une nomenclature pour une base de données; il répertorie tous les composants de la base de données, y compris les rapports, les tables, les noms de champs et les types de champs. Ces informations permettent d’auditer les bases de données pour les objets dont vous n’avez plus besoin. Il vous permet également de déterminer rapidement les attributs de ces objets. Par exemple, pour savoir si le champ hypothétique "CustomerID" est textuel ou numérique, créez une requête SELECT référençant ce champ, puis exécutez-la sur votre dictionnaire de données. Utilisez la commande Documenter d'Access pour générer un rapport imprimable du dictionnaire de données. Pour créer une table à partir du rapport, exportez-la vers Excel, puis à nouveau dans Access.

1.

Ouvrez Access, puis cliquez sur le bouton "Ouvrir" du menu Fichier. Sélectionnez une base de données pour laquelle vous souhaitez créer un dictionnaire de données, puis cliquez sur "Ouvrir" pour charger la base de données dans Access. Cliquez sur l'onglet "Outils de base de données", puis sur le bouton "Documenteur de base de données", qui se trouve dans le groupe de commandes Analyser. Access affiche la boîte de dialogue Documenteur.

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Cliquez sur l'onglet "Tables" pour afficher la liste de toutes les tables de la base de données chargée, puis cochez la case correspondant à chaque table à inclure dans le dictionnaire de données. Par exemple, si vous souhaitez inclure la table hypothétique CustomerContactInfo dans le dictionnaire de données, cochez la case correspondante. Pour inclure toutes les tables dans le dictionnaire de données, cliquez sur le bouton "Tout sélectionner".

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Cliquez sur l'onglet "Requêtes", puis cochez la case de chaque requête à inclure dans le dictionnaire de données. Répétez cette instruction pour les onglets Rapports et Formulaires.

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Cliquez sur le bouton "Options" pour afficher la boîte de dialogue Définition de la table d'impression. Cochez les cases Table pour les attributs de table que vous souhaitez inclure dans le dictionnaire de données. Par exemple, pour inclure les relations entre les tables dans le dictionnaire, cochez la case "Relations". Cochez les cases Champs et Index pour choisir les attributs des champs et des index de la table à inclure dans le dictionnaire de données.

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Cliquez sur "OK" pour générer le rapport, qu'Access affiche dans une fenêtre d'aperçu avant impression. Cliquez sur le bouton "Excel" dans le groupe Données, puis notez le nom du fichier Excel qui apparaît dans la boîte de dialogue Exporter. Cliquez sur "OK" pour exporter le rapport.

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Cliquez sur le bouton "Fermer" de l'onglet Aperçu avant impression, puis sur le bouton "Excel" de l'onglet Données externes. Sélectionnez le fichier Excel dont vous avez écrit le nom, puis cliquez sur "OK" pour importer le dictionnaire de données dans Access. Le dictionnaire terminé apparaît dans la section Tables du volet de navigation avec un nom dont le préfixe est "doc_rpt".

Pointe

  • D'autres environnements de base de données utilisent le terme "dictionnaire de données" pour décrire des solutions similaires permettant aux utilisateurs de gérer leurs données plus efficacement. L'utilisation de l'outil Database Documenter constitue la méthode la plus pertinente pour obtenir un dictionnaire de données dans Microsoft Access.

Attention

  • Les informations contenues dans cet article s'appliquent à Access 2010. Elles peuvent varier légèrement ou de manière significative avec d'autres versions ou produits.