Comment répondre à une demande de propositions pour une organisation à but non lucratif
Une demande de propositions ou une DP est émise par un bailleur de fonds qui souhaite accorder des subventions à des organisations à but non lucratif. La plupart des appels d'offres sont concurrentiels et vous obligent à démontrer votre éligibilité tout en présentant des arguments convaincants. Lorsque vous répondez à une demande de propositions, il est important de décoder ses exigences techniques et ses priorités de financement.
Revoir les lignes directrices
Une demande de proposition est un document de procédure qui peut être long. Bien que sa lecture soit ennuyeuse ou intimidante, c’est la première occasion de positionner votre organisation pour réussir. Examinez la table des matières pour les éléments principaux. Numérisez en avant les conditions d’éligibilité et techniques. Si vous ne respectez pas ces directives, il est inutile de lire le reste de la demande de propositions. Si tout se passe bien, lisez le document au complet. Insérer des notes partout où vous avez des questions ou besoin d'informations supplémentaires. Vous pouvez rechercher des réponses lors de sessions d'assistance technique ou en communiquant avec les agents de programme répertoriés dans la section Contacts de la demande de propositions.
Décrivez la soumission
Une fois que votre équipe de planification a développé un concept de subvention viable, la prochaine étape consiste à décrire la soumission en fonction de votre lecture de la demande de propositions. Élaborez une matrice de tâches comprenant un aperçu de l'objectif de la demande de propositions, des critères d'éligibilité, ainsi que du nombre et du montant des récompenses. Ajoutez des éléments de soumission de subvention tels qu'un résumé, une description du projet, un budget, des annexes et les formulaires requis. Détaillez les sections du récit du projet et notez les instructions spéciales tout au long de la proposition. Incluez des limites de pages et d’autres exigences en matière de format, telles que des marges d’un pouce, un double espacement ou une police Times New Roman à 12 points. Incluez également les exigences de soumission définitives - par exemple, une date limite du 31 janvier avec uniquement les demandes électroniques acceptées.
Préparer la proposition
La règle numéro un est de donner aux examinateurs de subventions ce qu'ils demandent, car ils passent par une rubrique de notation basée sur les critères d'examen de la DP. Si les réviseurs cochent une case indiquant «ne répond pas aux exigences», peu importe la justification que vous ressentez, vos points de réponse sont perdus. Par exemple, si la demande de proposition indique que le descriptif du projet nécessite un plan d'évaluation comportant cinq résultats mesurables, ne soumettez pas trois mesures ou indiquez cinq résultats qui ne peuvent pas être évalués de manière objective. Portez une attention égale aux documents justificatifs. Par exemple, de nombreuses organisations à but non lucratif ignorent que les examinateurs lisent souvent les budgets en premier. Un budget fournit un aperçu rapide de ce que l'organisation demande véritablement. De plus, si les chiffres ne sont pas viables, même le meilleur récit écrit doit être rejeté.
Soumettre la demande
Respecter la date limite de la demande de proposition nécessite un travail en arrière. Votre calendrier doit laisser suffisamment de place pour rédiger des révisions, acquérir des signatures et obtenir des autorisations internes. Dans certains cas, vous aurez peut-être besoin de l'aide de collègues en vacances ou en déplacement. Une fois que la voie est libre, soumettez votre demande par copie papier ou par voie électronique. Pour les envois, vérifiez dans la demande de propositions le nombre de copies à envoyer. En outre, certains bailleurs de fonds préfèrent les documents non agrafés, les documents coupés avec un classeur; d'autres ne demandent aucune encre de couleur. Les options électroniques varient d’un courrier électronique à un système en ligne. Vérifiez la RFP pour les limites de taille de fichier lors du téléchargement de documents. Donnez-vous également plus de temps lorsque vous utilisez des portails en ligne, car le trafic Internet tend à augmenter à mesure que le délai approche.