Comment accepter les paiements par carte de crédit par téléphone

Plus vous faites en sorte que vos clients vous paient, mieux cela vaut pour votre résultat net. Si vous choisissez d'accepter les paiements par carte de crédit par téléphone, assurez-vous que vos employés connaissent les procédures appropriées pour minimiser les risques. La saisie d’une transaction consiste à suivre les instructions spécifiques au service de traitement de paiement par carte de crédit que vous sélectionnez. Chaque fournisseur configure son système un peu différemment, il n’ya donc pas de solution unique. Assurez-vous simplement que les employés sont correctement formés et respectent les procédures.

Choisissez le bon service de paiement par carte de crédit

L'utilisation du crédit par téléphone pour effectuer des achats n'est pas nouvelle. Cependant, les clients et les entreprises ont aujourd'hui plusieurs options. Par exemple, les services de traitement des paiements de PayPal et Square permettent aux petites entreprises de prendre des commandes via un téléphone mobile. C'est une option à considérer si vous démarrez une entreprise. Si le niveau de réponse du client le justifie, vous pouvez configurer un compte marchand normal avec un service de paiement par carte.

Comme pour tout produit ou service que vous achetez pour une petite entreprise, comparez les coûts et les frais de plusieurs fournisseurs. Assurez-vous que le service autorise les commandes téléphoniques et demandez s'il y a des frais supplémentaires. Consultez également le support client. Vous devriez pouvoir contacter le service de traitement des paiements si une commande est refusée ou si vous avez des questions.

Le processus d'autorisation

La formation du personnel est essentielle pour que tous les employés comprennent le processus d'autorisation de carte de crédit. En partie, il s’agit simplement de former les employés à suivre les instructions fournies par le service de traitement des paiements. Cependant, le personnel doit également être informé des éventuels "drapeaux rouges" à surveiller. Par exemple, si l'adresse postale et l'adresse de facturation sont différentes, soyez prudent. Cela pourrait être un signe d'utilisateur non autorisé. De l’autre, c’est peut-être un étudiant au collège qui veut simplement recevoir un colis dans son dortoir, mais la facture va à son domicile.

Sauvegardez tous les enregistrements et informations de chaque transaction pendant 12 à 24 mois. Cela vous aidera à faire preuve de diligence raisonnable en cas d’achat frauduleux et à résoudre tout différend avec les clients.

Informations à collecter

Une bonne règle consiste à collecter autant d'informations que possible du client lors d'un paiement par carte de crédit par téléphone. Le service de paiement exige que vous obteniez le numéro de carte de crédit complet, la date d'expiration et le nom du client tel qu'il apparaît sur la carte. Vous aurez peut-être également besoin du CVV, code de sécurité imprimé au dos de la carte. En outre, demandez au client son adresse de facturation, son numéro de téléphone et son adresse électronique. Ceux-ci vous aideront à contacter le client s'il y a des problèmes. C'est également une bonne idée de demander la date de naissance du client et son numéro de permis de conduire.

Envoyez une copie du reçu de vente au client par courrier, par courrier électronique ou les deux. Pour améliorer le service à la clientèle, enregistrez ces informations dans un format auquel les employés peuvent accéder. Cela accélère les choses lors du prochain achat par le client.

Protégez-le

Tous les hommes d’affaires savent qu’accepter des paiements électroniques, des chèques et des paiements par carte de crédit comporte certains risques. Accepter les paiements par carte de crédit par téléphone ne fait pas exception. Cependant, il existe des moyens de minimiser les risques. Investissez dans un bon système de point de vente et faites-le installer par un professionnel. Le service de traitement des paiements que vous utilisez souhaite protéger les transactions autant que vous. Profitez de ses procédures de sécurité et de ses conseils.

Le Conseil des normes de sécurité du secteur des cartes de paiement a publié des exigences mises à jour en 2015. Connues sous le nom de PCI 3.0, ces normes fournissent aux petites entreprises des indications sur la manière de réduire les risques. PCI 3.0 couvre la formation des employés, la responsabilité partagée de votre entreprise avec d'autres parties et les options que vous pouvez choisir pour adapter PCI 3.0 à vos besoins. C'est une ressource précieuse qui peut vous faire économiser du temps, de l'argent et des maux de tête.