Étiquette du répondeur téléphonique
Vous ne feriez probablement pas une remarque désinvolte à un partenaire commercial potentiel en personne, ni ne seriez impoli avec vos clients lorsque vous communiquerez en face à face. Il va de soi que vous attendez le même niveau de courtoisie lorsque vous communiquez par messagerie vocale ou par répondeur. Néanmoins, de nombreux propriétaires de petites entreprises et leurs employés enfreignent le protocole commercial dans leurs interactions de messagerie vocale. La compréhension de l’étiquette de base du répondeur vous permet non seulement de rester en contact avec vos contacts, mais également d’améliorer la communication.
Messages sortants
Le premier message que vous avez sur votre répondeur téléphonique est peut-être le premier contact que vous avez avec de nouveaux clients ou collègues. Vous devez donc veiller à le créer avec le plus grand professionnalisme. Sur votre lieu de travail, un message sortant doit être bref et concis. Indiquez votre nom et vos heures d’ouverture, et ouvrez une fenêtre lorsque les clients peuvent s’attendre à recevoir une réponse à leur messagerie vocale. Si vous pouvez être rejoint par un autre moyen, ne laissez qu'une seule méthode de contact. Évitez d'encombrer un message sortant avec un tas de numéros de cellules, adresses e-mail et numéros de téléphone différents.
Renvoyer des messages
Certains messages vocaux n'ont pas besoin d'être renvoyés, tels que les appels de vente non sollicités et les mises à jour factuelles de collègues. Mais la plupart des messages vocaux exigent une réponse. Vous devez vous en occuper dès que possible, et certainement dans les délais que vous indiquez pour la réponse. Soyez prêt à répondre aux besoins de l'appelant lorsque vous restituez un message laissé sur un répondeur: recueillez toutes les données ou tous les éléments nécessaires pour répondre aux préoccupations de l'appelant avant de le contacter. Utiliser la messagerie vocale pour filtrer les appels pendant que vous travaillez à votre bureau est une mauvaise étiquette.
Laisser des messages
Laissez des messages sur les systèmes de messagerie vocale des autres en utilisant les mêmes consignes de brièveté et de courtoisie que celles qui guident votre message sortant. Ouvrez votre message en vous identifiant et en identifiant l’entreprise avec laquelle vous travaillez, ainsi que la date et l’heure de votre appel. Laissez votre numéro de retour au début du message, puis résumez le motif de votre appel en moins d'une minute. Gardez les messages brefs et faciles à digérer. Le temps pour développer les détails est lors d'un appel téléphonique en direct. Après avoir laissé votre message, reformulez votre nom et votre numéro de téléphone.
Absences prolongées
Bien que ce ne soit pas une bonne sécurité à la maison de laisser des détails sur vos projets de vacances dans le message sortant de votre répondeur personnel, c'est attendu dans le monde des affaires. Modifiez votre message sortant si vous avez l'intention de rester en dehors du bureau pendant plus d'une journée. Laissez les coordonnées d'urgence si nécessaire. Si une collègue s'occupe de vos tâches quotidiennes en votre absence, incluez ses coordonnées. Cela permet aux appelants de demander immédiatement l'aide d'un autre membre du personnel, si nécessaire.