Systèmes de budget et de dépenses

Le système que vous utilisez pour créer votre budget vous permet de prédire combien d'argent vous allez dépenser dans des domaines d'activité spécifiques. Comme vos prévisions budgétaires ne sont pas toujours exactes et que la situation de votre entreprise peut changer entre le moment où vous les estimez et le moment où vous engagez les dépenses, vos dépenses différeront des montants budgétisés. Le système de contrôle des dépenses limite les différences et nécessite une autorisation avec une explication des raisons des écarts importants.

Évaluation du coût

Bien que votre budget ait un total global, vous devez ventiler les coûts en types et en éléments distincts pour suivre les dépenses. Commencez par établir des catégories de coûts tels que la publicité, les salaires, les avantages et la production. Découpez les coûts en fonction des contrats passés avec les principaux fournisseurs et des coûts présentant des caractéristiques similaires. Par exemple, les coûts publicitaires peuvent inclure les coûts des annonces radio, des annonces imprimées et des tracts, ainsi que ceux de votre agence de relations publiques. Si vous utilisez un logiciel pour la budgétisation, votre système inclut généralement un cadre dans lequel vous pouvez établir des groupes de coûts et des éléments de coûts. Si vous utilisez un système papier ou un logiciel générique tel que des tableurs, vous pouvez définir vous-même les coûts.

Préparation du budget

Une fois que vous avez défini des éléments de coût individuels pour votre budget, vous pouvez remplir les estimations de coûts qui constituent les totaux. Les chiffres de la période de budgétisation précédente constituent un point de départ pour ces estimations. Votre système budgétaire a des antécédents. Vous pouvez vérifier ce qui a changé et ajuster les chiffres des périodes précédentes en conséquence. Pour les nouveaux postes budgétaires n'ayant aucun enregistrement précédent, vous pouvez utiliser des montants pour des types de coûts similaires, des montants forfaitaires provenant de publications sectorielles ou des prix que vous obtenez des fournisseurs.

Rapport de coût

Pour suivre efficacement les coûts, votre système de dépenses doit établir des rapports de coûts correspondant à vos postes budgétaires. Votre système budgétaire comporte généralement des codes pour les catégories de coûts et les éléments de coûts. Par exemple, la production peut être le code 5000, alors que la main-d'œuvre est le code 5100 et la main-d'œuvre sur la chaîne de montage est 5120. Configurez votre système de dépenses pour suivre les coûts budgétés sous les mêmes codes. Par exemple, chaque fois que des salaires sont payés pour le travail sur la chaîne de montage, le système de dépense collecte tous les coûts sous le code 5120.

Suivi des coûts réels

Les contrôles visant à garantir que vous ne dépassez les dépenses budgétées qu'avec une autorisation spéciale requièrent un apport du système de budgétisation et du système de dépenses. Une méthode efficace de suivi des coûts consiste à créer des colonnes de coûts budgétés et réels et à les mettre à jour régulièrement. La colonne des coûts budgétés reste la même, tandis que la colonne des coûts réels continue à changer. Deux colonnes supplémentaires dans votre système peuvent suivre le pourcentage de la période budgétaire écoulée et le pourcentage du budget dépensé. Tandis que votre colonne de budget et vos coûts réels vous donnent les dollars, les colonnes de pourcentage vous permettent de voir en un coup d'œil si vous dépassez votre budget.

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