Les bases du procès-verbal

Toute organisation qui compte sur des réunions, publiques ou privées, pour prendre des décisions doit en consigner les résultats pour pouvoir les consulter ultérieurement. En cas de responsabilité, les responsabilités déléguées ne devraient pas être remplies. Bien que les procès-verbaux ne soient pas un compte-rendu officiel d'une réunion, ils servent à clarifier les actions entreprises, les éléments déposés et les décisions prises lors d'une réunion. Il incombe au secrétaire de l'organisation de rédiger des procès-verbaux précis et efficaces à chaque réunion.

Informations de base

Chaque série de procès-verbaux doit inclure des informations de base sur la réunion, en commençant par le type de réunion - comité ou général - et l'heure et la date à laquelle il a commencé. Le secrétaire doit également enregistrer les noms de tous les partis présents si des membres sont excusés de la réunion avant son ouverture. Si les membres arrivent en retard à la réunion, notez l'heure à laquelle ils sont arrivés. En outre, si un mandataire représente un membre ou un quorum de membres, comme dans le cas d'une assemblée d'actionnaires, le procès-verbal doit refléter sa présence. Le secrétaire doit également enregistrer l'heure à laquelle la réunion se termine.

Contenu exploitable

Les comptes rendus de réunion ne sont pas destinés à servir de compte rendu de la réunion mais à enregistrer les décisions et actions du groupe. En tant que tels, ils doivent uniquement inclure les actions prises par le comité et ne pas enregistrer les conversations ni justifier les décisions prises ou toute autre information. Les procès-verbaux des réunions doivent enregistrer les actions, les conclusions et les appels du groupe pour des investigations supplémentaires. Si des actions sont mises aux voix, le secrétaire doit enregistrer les noms des membres du comité qui sont en désaccord avec l'action ou qui se sont abstenus de voter.

Organisation

Bien qu'ils ne servent pas à la transcription d'une réunion, les procès-verbaux doivent refléter le déroulement de la réunion et suivre son ordre du jour, en répertoriant les affaires et résolutions antérieures aux nouvelles affaires, conformément au protocole de base de la réunion. Lorsque la secrétaire dactylographie les procès-verbaux, elle doit commencer par le type de réunion et la date centrés, puis récapituler les actions avec un retrait de cinq espaces à double interligne à chaque nouveau paragraphe. Une fois la copie finale du procès-verbal finalisée et dactylographiée par la secrétaire, elle doit signer et dater le procès-verbal au-dessus de son nom.

Approbation

De nombreuses organisations distribuent les versions finales des procès-verbaux à leurs membres une fois que le secrétaire a terminé son dernier exemplaire. Cela peut être en avance d'une réunion ultérieure, avant son ouverture officielle ou dans le cadre de l'ordre du jour de la réunion suivante. Dans le cadre du processus de réunion, les membres du groupe doivent indiquer s’ils approuvent les notes de la réunion précédente ou s’ils ne sont pas lus. Le secrétaire doit inclure des informations sur l’approbation des procès-verbaux des réunions précédentes dans le procès-verbal de la réunion qu’il crée, ce qui permet d’établir un compte-rendu qui permet aux membres du groupe de reconnaître la fiabilité des procès-verbaux s’ils doivent être consultés ultérieurement.