Bases de la gestion de programme

Dans un monde des affaires complexe et concurrentiel, la gestion de programme est devenue de plus en plus importante. Les gestionnaires de programme veillent à ce que les programmes soient administrés correctement, dans les délais et dans les limites du budget. Par exemple, une entreprise proposant de nombreux produits a probablement besoin d'un responsable de programme pour configurer et gérer ses opérations de service client.

Programmes et projets

Les programmes et la gestion de projet sont des efforts soigneusement planifiés et orchestrés pour atteindre un objectif. La gestion de projet fait généralement référence à un effort ponctuel alors que la gestion de programme implique une activité continue. Un projet ponctuel est la construction d'un nouvel entrepôt, tandis que le service clientèle d'une entreprise est un programme. La gestion de projet et la gestion de programme nécessitent les mêmes compétences de base.

Planification du programme

La clé du succès d’un programme réside dans la planification initiale. Souvent, la fonction de planification initiale est ignorée au profit de la tâche à accomplir. Mais un plan complet permet d’économiser du temps, de l’argent et des problèmes. Le plan de programme doit décomposer le travail et les tâches en sous-projets gérables, généralement appelés structure de répartition du travail (WBS). Le plan doit également inclure toutes les hypothèses formulées à propos du programme. Par exemple, dans un programme de service à la clientèle, des hypothèses doivent être émises sur le niveau des plaintes relatives au service à la clientèle à l'avenir.

Prix ​​estimé

Une fois le plan en place, les coûts du programme doivent être estimés. Il existe de nombreux packages logiciels disponibles qui peuvent aider à cet effort, en particulier pour les programmes plus importants. Mais l'essentiel est d'arriver à des estimations précises et réalistes. Une entreprise doit également être attentive à la manière dont un coût peut avoir un impact négatif sur un autre coût. Dans l'exemple du service clientèle, si le coût des retours est estimé trop bas, cela peut avoir une incidence sur le nombre de personnes du service clientèle nécessaires pour gérer le volume de retours.

Gestion de programme

Les diagrammes de Gantt sont un standard de l’industrie en tant qu’outil de gestion de programme. Ils montrent les phases, les tâches et les activités d'un programme dans le temps et indiquent à toute l'équipe du programme où ils se trouvent par rapport au début et à la fin du programme. Un diagramme de Gantt montrera quelles activités doivent avoir lieu pour différents types de plaintes de clients.

Évaluation du programme

La plupart des programmes nécessitent des techniques d’évaluation afin que le programme puisse être révisé si nécessaire. Il y en a beaucoup qui devaient le faire simplement en déterminant si le programme avoisinait le budget, en effectuant des études de marché distinctes. Dans l'exemple du service à la clientèle, une enquête peut être réalisée auprès des destinataires de produits retournés à l'entreprise pour vérifier si les réclamations des clients sont traitées correctement et dans les délais.

Institut de gestion de projet

Le Project Management Institute (PMI) est une organisation éducative à but non lucratif qui se consacre à l’éducation des personnes impliquées dans la gestion de projets et de programmes. Pour l'entreprise dont les besoins en matière de gestion de programme sont importants, elle pourrait choisir un ou plusieurs employés pour tirer parti des offres de cours de PMI afin de s'assurer que le personnel inclut des talents en gestion de programme.