Principes de base de l'étiquette numérique en milieu de travail

La numérisation repose en grande partie sur les uns et les zéros. Ces chiffres permettent aux entreprises de communiquer à la vitesse de la lumière, de téléphoner sans fil au téléphone et d’atteindre des clients éloignés des continents. Malheureusement, cette merveilleuse technologie numérique a également un côté moins spectaculaire si les dispositifs et les applications sont mal utilisés ou mal utilisés. Si vous êtes un employé ou un responsable d'un lieu de travail où l'étiquette numérique est souvent négligée, vous pouvez examiner les bases de la technologie et suivre les suggestions pour restaurer le décorum numérique.

Courriel et messagerie instantanée

Les professionnels utilisent encore le courrier électronique comme moyen de communication officiel sur le lieu de travail, ainsi que pour les mémos officiels de l'entreprise et la documentation numérique. En fait, les courriels archivés sont parfois utilisés comme preuve dans des affaires judiciaires. Lorsque vous composez ou répondez à un courrier électronique, utilisez une tonalité et un format de lettre professionnelle. Supposons que quelqu'un de l'extérieur de la société puisse lire votre message plus tard. N'incluez pas de contenu personnel ou embarrassant dans le corps de votre message. Pour ce qui est de la fonction "Répondre à tous", il n'est pas nécessaire de copier toutes les personnes de l'organisation à propos d'un problème qui ne concerne que vous et votre responsable. Certaines entreprises peuvent également tenir un journal des messages instantanés. Utilisez un anglais correct et respectueux lors de la messagerie instantanée avec vos collègues.

Téléphones portables et smartphones

L'utilisation de base d'un téléphone cellulaire pour la communication vocale est omniprésente, mais la popularité des smartphones augmente également. Un article publié en mai 2011 sur le site Web Small Business Trends citait un sondage de Portfolio.com indiquant que 37% des répondants de petites et moyennes entreprises utilisaient un téléphone intelligent l'année précédente, ce qui dénonçait un abandon des ordinateurs de bureau et portables classiques. Si votre lieu de travail fait partie de cette tendance, veillez à ne pas sacrifier votre capacité à exécuter correctement vos tâches. Par exemple, le clavier miniature sur les smartphones peut rendre la rédaction d'un message difficile et le résultat final est un courrier électronique incomplet ou plein d'abréviations déroutantes. N'essayez pas de composer des documents d'entreprise importants sur un smartphone. Attendez plutôt d’utiliser le traitement de texte entièrement fonctionnel sur votre ordinateur. Essayez également d’utiliser votre téléphone mobile uniquement pour vos activités professionnelles, en sauvegardant vos appels personnels en cas d’urgence.

Réseau social

Les sites de médias sociaux tels que Facebook et Twitter donnent aux entreprises la possibilité de cibler de manière peu coûteuse la publicité sur un public de consommateurs spécifique. De nombreuses entreprises embauchent du personnel technophile qui possède une expertise en réseautage social et fournit un support client via ce média. Michael Thomas est le directeur des médias sociaux chez BlueEyed Digital Marketing. En août 2011, il a écrit «Comment pratiquer l'étiquette des médias sociaux» pour Social Media Today. Certaines de ses suggestions sont du bon sens des affaires, telles que taper «bonjour» ou «au revoir» lors de l'interaction avec des clients valent un rappel. Plus important encore, Thomas vous recommande de bien comprendre vos communications sur les réseaux sociaux tout en faisant très attention à ce que vous déclarez en ligne. Ne partagez pas les activités internes de l'entreprise avec le monde extérieur, en particulier si vos collègues ont un profil personnel et deviennent amis ou se connectent au profil public du réseau social du lieu de travail.

Utilisation de l'ordinateur

Les entreprises achètent et utilisent de plus en plus de technologies pour accroître leur productivité grâce à l'automatisation et pour réduire d'autres dépenses, telles que la main-d'œuvre. Si vous utilisez un ordinateur de bureau ou un ordinateur portable sur votre lieu de travail, assurez-vous qu'il s'adresse à la majorité des activités professionnelles. Certaines petites entreprises peuvent louer ou louer des équipements informatiques et vous ne souhaitez pas que vos documents et photos personnels apparaissent sur le disque dur si le PC nécessite une maintenance ou doit être renvoyé à la société de leasing. En outre, n'installez pas de jeux ni d'autres applications de divertissement susceptibles de ralentir les programmes critiques. Enfin, n'utilisez pas votre ordinateur de travail pour rechercher un autre emploi ou organiser un concert au travail. Certaines entreprises interdisent même de faire des entrées sur un blog personnel pendant les heures de bureau.