Principales étapes de la paie

Les opérations de paie sont une partie importante de toute entreprise. Le non-respect des étapes fondamentales de la paie peut avoir des conséquences opérationnelles et juridiques. Les employés doivent avoir la certitude que leur employeur les paiera ou ne travaillera pas. Les entreprises doivent se conformer aux directives en matière de paie ou prendre des mesures réglementaires en cas de non-conformité. L'établissement et le suivi des directives et procédures de paie aident une organisation à assumer ses responsabilités.

Nouveaux employés

De nombreux employeurs utilisent des logiciels pour gérer le processus de paiement des employés. La première étape de la paie consiste à établir un employé dans le système. L'employée remplit un formulaire W-4 qui fournit son numéro de sécurité sociale, ses allocations et les personnes à sa charge à des fins de retenue d'impôt. Un employé de la paie entre cette information dans le système. Le service de la paie saisit également le taux de rémunération de base de l'employé et spécifie si celui-ci est exempté des obligations en matière de rémunération des heures supplémentaires ou est soumis à ces exigences.

Le salaire de base

Une fois qu'un nouvel employé est entré dans le système de paie, un employeur doit lui payer son salaire. Pour un employé horaire, l'entreprise doit suivre le temps de travail de l'employé, multiplier le nombre d'heures travaillées par son taux horaire et multiplier les heures supplémentaires par un facteur et demi afin de calculer la rémunération brute de l'employé. Un employeur verse à un salarié la partie correspondante de son salaire. Le service de la paie procède ensuite aux retenues obligatoires prévues par la loi pour les assurances et taxes et aux retenues volontaires pour les avantages sociaux de la paie brute de l'employé, puis émet un chèque ou émet un virement électronique correspondant au montant de la paie nette due à l'employé.

Remise des taxes et des assurances

Une étape de base de la paie consiste à verser trimestriellement les paiements de taxes et d’assurances aux organismes appropriés. Un employeur doit verser les montants appropriés pour l’assurance contre les accidents du travail, l’assurance chômage et, si l’État du lieu de travail du salarié l’exige, l’assurance invalidité. L'entreprise peut déduire une partie de ces paiements de la paie de l'employé. En outre, l'employeur doit verser les paiements d'impôt fédéral, étatique et local aux autorités fiscales compétentes.

Prélèvements et garnitures

Une autre étape du traitement de la paie a lieu lorsque le créancier d’un employé sert son employé avec une taxe sur les salaires ou une saisie-arrêt. L'employeur doit honorer le prélèvement ou la saisie-arrêt, sans quoi l'employeur pourrait être tenu responsable de la dette de l'employé. Chaque prélèvement ou saisie s'accompagne d'une série d'instructions à suivre par le service de la paie, indiquant notamment comment calculer le montant à déduire de la paie de l'employé, où verser le paiement et si la déduction de salaire est une obligation ponctuelle ou continue.