Les qualités de base d'une lettre d'affaires

Les lettres commerciales sont généralement beaucoup plus formelles que les lettres personnelles. Bien que les lettres soient officielles, elles devraient néanmoins être chaleureuses et de nature positive. Si vous écrivez en réponse à une situation désagréable, le langage de la lettre doit rester poli et ne pas être antagoniste ni menaçant. Le formatage d'une lettre professionnelle ainsi que le type de papier sur lequel elle est imprimée la distinguent également des lettres personnelles ou sociales.

Simple et concis

Une lettre professionnelle doit être courte. Vous devriez pouvoir exprimer votre point de vue ou formuler votre demande dans un bref paragraphe. Allez directement au but de votre lettre dans le premier paragraphe, sinon dans la première phrase. Le deuxième paragraphe de la lettre devrait développer votre point de vue et ajouter des informations complémentaires, tandis que le dernier paragraphe renforce votre point et ferme la lettre. Gardez les phrases courtes et évitez d’utiliser des mots peu communs.

Qualités linguistiques

Le langage d'une lettre d'affaires doit être clair. Toute personne qui lit la lettre devrait pouvoir voir ce que vous demandez sans avoir à relire des phrases ou à chercher des mots. En plus d'être claire, une lettre commerciale doit être précise et fournir une image complète à la personne qui la lit. Si votre lettre est trop verbeuse, vous renoncez également à la clarté. Par conséquent, la lettre ne doit contenir que des informations et un langage pertinents pour votre propos. Rappelez-vous d'utiliser un langage poli et de garder votre ton amical en utilisant "s'il vous plaît" et "merci".

Mise en forme

Les lettres commerciales suivent un format spécifique qui les rend simples à lire. L'adresse de l'expéditeur doit figurer en haut de la lettre avec la date et l'adresse du destinataire sous celle-ci. La salutation appropriée est "Cher" suivie du nom du destinataire et de deux points. À moins que vous ne connaissiez le destinataire personnellement, il est préférable d'utiliser son nom de famille et son titre, par exemple, "M. Jones", au lieu de son prénom. Laissez une ligne vide après la salutation, puis tapez le premier paragraphe. Il n'est pas nécessaire d'indenter la première ligne du paragraphe. Utilisez un espacement simple pour les paragraphes et laissez une ligne vide entre chacun. À la fin de la lettre, tapez une fermeture telle que "Sincèrement", laissez quatre espaces pour votre signature, puis tapez votre nom.

Propriétés physiques

Imprimez des lettres commerciales sur du papier de format standard. Vous pouvez choisir d’imprimer la lettre sur du papier à en-tête, qui est généralement plus épais que le papier de copie. Si vous utilisez du papier à en-tête, vous n'avez pas besoin de taper votre adresse en haut de la lettre. Utilisez une encre de qualité qui ne maculera pas et ne s'effacera pas pour imprimer la lettre. Si vous postez la lettre, utilisez une enveloppe de taille professionnelle.