Parties de base d'une lettre d'affaires

Selon Microsoft Office Online, au moins un tiers de tout le travail de bureau est une lettre. Une lettre commerciale représente à la fois vous et votre employeur. Par conséquent, que cette lettre vienne de vous ou de votre personnel administratif, vous devez avoir l’air professionnel. Lorsque le texte est clair et simple et s’affiche en équilibre sur la page, le lecteur comprend plus facilement le message. (Réf. 1)

Titre

La plupart des entreprises utilisent du papier à en-tête avec le logo, le nom, l'adresse et d'autres informations de contact et d'identification de la société. Si l'entreprise n'a pas d'en-tête, son nom complet et son adresse doivent être dactylographiés en haut de la page.

Rendez-vous amoureux

Les lettres doivent toujours inclure une date. Vous entrez les dates deux à six lignes sous l'en-tête, en fonction de la longueur de la lettre. Utilisez le nom du mois complet épelé, puis le jour, suivi d'une virgule, puis l'année à quatre chiffres, par exemple le 6 juin 2010.

Référence

Incluez une ligne de référence pour identifier un numéro de dossier ou de dossier, un numéro de facture ou toute autre information d'identification interne, si votre entreprise en a besoin. Certaines entreprises ont des codes de référence spécifiques qu’elles placent dans une ligne de référence sous la date ou tout au bas de la lettre.

Destinataire

Votre lettre doit inclure le nom des adresses avec son titre (Mme J. Jones, Dre Charlene Price), suivi du nom de son entreprise et de son adresse complète, y compris le code postal.

Assujettir

L'ajout d'une ligne de sujet aide le lecteur à comprendre rapidement la situation. Normalement, la phrase sujet suit le mot «Sujet:» ou «Re:» (concernant). Placez le sujet après l'adresse du destinataire et avant le message d'accueil.

Salutation

La salutation est votre salut. La plupart des salutations commencent par «Cher» suivi soit du prénom du destinataire, soit du titre et du nom de famille. S'efforcer d'adresser toutes les lettres à une personne réelle. Toutefois, si vous ne connaissez pas le nom de la personne, utilisez Madame / Monsieur, ou le titre du poste, par exemple Directeur de la comptabilité.

Corps paragraphes

Le paragraphe d'ouverture devrait toujours indiquer pourquoi vous écrivez. Ensuite, de manière simple et directe, expliquez la situation, la solution, la suggestion ou tout autre message que vous devez faire comprendre au destinataire. Soyez aussi bref que possible car de longs messages compliqués distraient souvent les lecteurs. Commencez un nouveau paragraphe chaque fois que vous commencez un nouveau sujet.

Fermer

Toujours utiliser une fermeture gratuite. C'est une courte fermeture polie suivie d'une virgule. Lorsque la lettre est impersonnelle, utilisez «Vôtre sincèrement». Si la lettre est adressée à quelqu'un de votre rang, utilisez «Respectueusement vôtre». Si vous avez un lien personnel avec le destinataire, utilisez «Sincèrement» ou «Sincèrement vôtre.» ( Réf 1, Réf 2)

Signature

Quatre espaces sous la fermeture, tapez votre nom complet ou votre nom commercial. Dans l'espace intermédiaire, vous écrirez à la main votre signature à l'encre. Utilisez de l'encre noire ou bleu foncé pour votre signature.

Notation d'identification

Si vous tapez une lettre pour quelqu'un d'autre, ajoutez des initiales d'identification. Par exemple, si John Doe tape une lettre pour Jane Smith, la notation serait JS: jd. Ensuite, si vous incluez des éléments dans l'enveloppe, ajoutez une notation de pièce jointe (Enc :, Encl: or Enclosures) suivie du titre des pièces jointes. Ajoutez la notation cc: suivie des noms de toutes les personnes recevant une copie.

Post-scriptum

Pour ajouter des informations qui ne sont pas nécessairement liées à la lettre, comme une note personnelle, incluez un post-scriptum (PS) en bas.