Éléments de base de la comptabilité

L’objectif principal de la comptabilité est de présenter une image financière précise de vos opérations commerciales. Selon les normes reconnues du secteur, la comptabilité financière comprend cinq éléments de base. Lorsque vous préparez des registres financiers, chaque activité touchera au moins un de ces éléments.

L'importance des actifs

Les actifs sont les ressources que vous utilisez pour mener vos activités commerciales. Pour enregistrer un élément en tant qu'actif, vous devez le posséder ou avoir le droit de le contrôler et de l'utiliser. Par exemple, si vous possédez une entreprise de livraison, votre camion de livraison répond probablement à cette exigence.

Les actifs doivent également générer des avantages économiques futurs pour votre entreprise. Les avantages économiques peuvent inclure des ventes au comptant et à crédit. Puisque vous utilisez votre camion pour livrer des marchandises à vos clients, votre camion vous permet de tirer un avantage économique - les ventes - et répond également à ce critère. Pour enregistrer une augmentation d'un actif, vous débitez le compte et un crédit enregistre une augmentation.

Vos responsabilités et obligations

Les responsabilités sont les obligations actuelles de votre entreprise. Ils résultent d'événements passés, tels que l'obtention d'un prêt pour l'achat d'équipements pour votre entreprise. Ces événements passés créent une obligation que vous ne pouvez pas éviter. Vous transférez généralement des actifs pour régler des passifs.

Par exemple, lorsque vous engagez des employés, vous vous engagez à payer en espèces pour leurs services. L'embauche de l'employé est un événement passé et votre promesse de payer est une obligation que vous ne pouvez plus éviter une fois que l'employé a fourni le service. L'émission d'un chèque de paie est le transfert de l'actif, de l'argent. Une augmentation du passif est créditée, tandis qu'une diminution est débitée.

Traitement des dépenses

Les dépenses réduisent les actifs ou augmentent les passifs pour une période donnée. Par exemple, le carburant que votre camion de livraison consomme est une dépense. Lorsque vous achetez de l'essence pour le camion, votre argent est réduit, ce qui est votre atout. De même, si vous achetez de l'essence avec une carte de crédit, cela augmente votre responsabilité.

Les dépenses sont souvent répétitives. Par exemple, vous devez payer vos contrats de location de véhicule à la même date chaque mois. Le moment où vous enregistrez une dépense dépend de la base comptable utilisée.

La plupart des entreprises utilisent la comptabilité d'exercice. Lorsque vous utilisez la comptabilité d'exercice, vous enregistrez la dépense avant de la payer. La saisie consiste à enregistrer un débit dans le compte de dépenses et un crédit dans le compte de dettes. À l'inverse, si vous utilisez la comptabilité de caisse, vous n'enregistrez la dépense que lorsque vous la payez. Dans ce cas, vous enregistrez un débit sur le compte d'actif applicable, généralement de l'argent, et un crédit sur le compte de charges.

Effet des revenus sur les comptes

Les revenus proviennent des ventes et de la prestation de services. Les revenus peuvent entraîner des augmentations des comptes d'actifs ou des diminutions des comptes de passifs. Vendre de la marchandise au comptant entraîne une augmentation de votre actif. De la même manière, la vente à crédit réduit votre passif puisque le client s'engage à vous payer plus tard. Pour enregistrer l’augmentation des revenus, débitez le compte et entrez un crédit sur le compte pour enregistrer une réduction des revenus.

L'équité de votre propriétaire

L'équité est l'argent ou le capital que vous investissez dans votre entreprise, d'où l'expression "avoir du propriétaire". Techniquement, l’équité représente toutes les manières dont votre entreprise tire ses ressources pour qu’elle fonctionne ou fonctionne correctement.

Les capitaux propres sont égaux à l'actif moins le passif, et c'est l'équation comptable de base. Une augmentation des capitaux propres est créditée, tandis qu'une diminution est débitée. Les investissements et les revenus augmentent les capitaux propres, alors que les retraits et les dépenses les réduisent.