Étiquette commerciale de base lors d'une réunion

Les réputations dans les affaires sont construites ou démolies en fonction du comportement d'une personne lors d'une réunion. Bien que la culture d’une organisation contribue aux attentes de chaque participant à la réunion, les hommes d’affaires avertis suivront scrupuleusement quelques directives en matière d’étiquette afin de garantir le succès de chaque réunion.

Soyez ponctuel

Présentez-vous à l'heure et ne partez pas tôt. Peu d'habitudes irritent les collègues, comme les personnes en retard chronique pour les réunions ou qui partent souvent tôt. Bien que les conflits d’horaires fassent partie des réalités de la vie courante, un emploi du temps trop chargé est un indicateur de la mauvaise gestion du temps ou des compétences en matière de hiérarchisation des priorités. Si les chances sont partagées, les gens tireront des conclusions négatives avant d’en considérer les positives.

De même, ne sautez pas de réunions. Les gens ont tous des moments où la voiture ne veut pas que l'enfant commence à tomber malade, mais ceux qui ont l'habitude de rater des réunions auxquelles ils se sont engagés à assister ne mériteront pas le respect de leurs collègues ou de leurs supérieurs.

Être préparé

C'est une mauvaise forme de se présenter à une réunion pour laquelle vous êtes complètement préparé. Apportez tous les documents envoyés à l’avance, tels que les ordres du jour et les documents à distribuer. Passez en revue vos fichiers sur le sujet, si vous les avez, pour vous assurer que vous êtes au courant des choses sur le sujet de la réunion. Faites toutes les recherches de base dont vous avez besoin et vérifiez auprès de l'organisateur de la réunion si vous avez des "devoirs" à régler pendant la réunion.

Faites attention

Ne soyez pas "ce type" - celui qui passe une réunion sur son ordinateur portable, travaille à d’autres projets ou se lève toutes les cinq minutes pour répondre à un appel cellulaire dans le couloir. Si la réunion est suffisamment importante pour y assister physiquement, il est également assez important pour y participer mentalement. Évitez les conversations uniques avec les autres participants, en particulier sur des sujets non liés.

Participer efficacement

Tenez-vous en à l'ordre du jour - évitez de soulever des questions sans rapport avec le sujet à traiter Résistez à l'envie de détourner la réunion en dominant la conversation ou en essayant de prendre le contrôle de l'ordre du jour de la part de l'organisateur de la réunion. Inversement, n'essayez pas de vous fondre dans l'ombre sans dire un mot. Contribuez au succès de la réunion en offrant des informations, le cas échéant, sans ressentir le besoin de commenter tout ce qui fait l'objet de discussions.

Être responsable

Accepter la responsabilité des tâches postérieures à la réunion; ne soulevez pas simplement des problèmes que d'autres doivent résoudre, mais prenez l'initiative de les résoudre, en particulier dans un contexte d'équipe. Si vous êtes responsable des problèmes, reconnaissez-les et proposez-leur de les résoudre sans chercher à blâmer ni à créer une excuse. Les gens pardonneront beaucoup plus facilement les erreurs ou les délais manqués si la partie responsable le reconnaît et tente de l'améliorer.

Être social

Apprenez à connaître les autres participants, s’ils ne vous sont pas familiers. Serrer la main, sourire et échanger des cartes de visite. Découvrez qui sont les membres clés du groupe de réunion et commencez à établir des relations professionnelles avec les autres participants. Cela est particulièrement utile pour les entrepreneurs ou les propriétaires de petites entreprises qui peuvent assister à des réunions avec des clients ou à des groupes de réseautage - être social aujourd'hui peut signifier des affaires supplémentaires demain.