Principes de base de la comptabilité

Un système de comptabilité est simplement une méthode établie de suivi des revenus et des dépenses, de sorte que vous puissiez facilement savoir comment se porte votre entreprise. Bien que les spécificités puissent varier d’une entreprise à l’autre, la plupart adhèrent aux principes comptables généralement acceptés développés par la Securities and Exchange Commission des États-Unis et la profession comptable. Les systèmes de comptabilité peuvent être simples ou complexes, manuels ou informatisés. Toutefois, certains principes de base de la comptabilité s'appliquent à toutes les méthodes de comptabilité acceptables pour vos activités commerciales.

Types de systèmes de comptabilité

Les systèmes de comptabilité à entrée unique et à double entrée sont les deux méthodes couramment utilisées. La méthode à entrée unique est similaire à un chéquier; il n'y a que des débits et des crédits. Lorsque vous effectuez un dépôt, votre solde augmente et lorsque vous écrivez un chèque, votre solde diminue. Cette méthode vous indique combien d’argent vous avez sous la main, mais elle ne vous dit pas où votre argent est allé. La méthode à double entrée rend compte de vos dépenses. Lorsque vous écrivez un chèque, vous diminuez les liquidités, mais en même temps, vous augmentez le compte correspondant au motif de la dépense, tel que les fournitures de bureau ou les services publics.

Débits et crédits

La plupart des systèmes de comptabilité utilisent la méthode de la double entrée. En règle générale, pour chaque transaction, vous débiterez un ou plusieurs comptes et créditerez un ou plusieurs comptes, le montant total de vos débits et crédits étant égal à. Par exemple, si vous écrivez un chèque de 100 USD pour acheter 80 USD de fournitures de bureau et postez un colis de 20 USD, vous créditerez 100 USD en argent comptant, 80 USD pour les fournitures de bureau débitrices et 20 USD pour les frais d'expédition. D'autres transactions peuvent affecter uniquement deux comptes, tels qu'un paiement de loyer.

États financiers

Bien qu'une entreprise puisse préparer un certain nombre d'états financiers différents, le compte de résultat et le bilan sont les rapports les plus élémentaires. Le compte de résultat est identique à un compte de résultat, et il vous indique combien d’argent vous avez gagné ou perdu au cours de la période. Le bilan répertorie vos actifs et vos passifs et vous donne un aperçu de la valeur de votre entreprise. Les types de comptes qui affectent votre compte de résultat incluent les ventes, les frais généraux et le coût des produits vendus. Votre bilan répertorie les comptes tels que les stocks, les liquidités, les immobilisations corporelles, les effets à payer et les comptes à recevoir.

Comptes de base

Vous pouvez avoir besoin de 10 catégories de comptes de base pour effectuer vos tâches de comptabilité. En fonction de la complexité de votre entreprise, vous aurez peut-être besoin de plusieurs sous-comptes pour répertorier chaque type de vente, par exemple, ou chaque type de produit stocké. Les bases, cependant, sont les ventes, les dépenses, la masse salariale et les bénéfices non répartis pour votre compte de résultat; pour votre bilan, vous devez inclure la trésorerie, les comptes à recevoir, les comptes à payer, les effets à payer, les stocks et les capitaux propres.

Soldes négatifs et positifs

Certains types de comptes ont normalement des soldes négatifs, mais d'autres affichent normalement des soldes positifs. Cela peut être déroutant pour un comptable débutant. Dans le compte de résultat, vos comptes de produits, tels que les ventes, affichent généralement un solde négatif, même s’ils constituent une bonne activité pour votre entreprise. Les dépenses et le coût des biens vendus devraient avoir des soldes positifs. Au bilan, les comptes qui représentent une activité favorable pour votre entreprise ont des soldes positifs. La trésorerie, les comptes à recevoir et les stocks sont des exemples de comptes avec des soldes positifs. Les comptes à solde négatif sont ceux qui sont moins favorables. Les charges à payer et les comptes créditeurs en sont des exemples. Si vous analysez une entrée, il sera peut-être plus facile à comprendre. Par exemple, lorsque vous vendez un article, vous créditez les ventes d’un compte avec solde négatif. Vous devez débiter un autre compte, en espèces ou en comptes débiteurs, qui portent normalement des soldes positifs.