Procédures comptables de base

Un système comptable suit et contrôle les revenus et les dépenses d’une entreprise. Les systèmes de comptabilité peuvent être aussi simples qu'un stylo et un bloc-notes, et peuvent être aussi complexes qu'un personnel comptable international comptant des milliers de personnes utilisant les dernières avancées technologiques. Pour les propriétaires de petites entreprises, le respect d'un ensemble de principes comptables de base peut constituer un moyen efficace d'acquérir de l'expérience dans la gestion des comptes de votre entreprise.

Collecte de documents financiers

Les enregistrements financiers sont essentiels dans tout système de comptabilité. Les petites et les grandes entreprises devraient mettre en place des systèmes garantissant que tous les revenus et toutes les dépenses sont enregistrés d’une manière ou d’une autre, physiquement, électroniquement ou les deux.

Les documents financiers importants comprennent les cassettes de caisse, les factures, les factures entrantes, les registres de salaires, les formulaires fiscaux et les reçus de voyage. Les documents financiers peuvent provenir d'un large éventail d'emplacements et d'employés. Mettre en place un système garantissant que ces documents parviendront rapidement à un service de comptabilité central.

Enregistrement des transactions

Traditionnellement, les comptables utilisaient des documents financiers pour saisir manuellement des transactions dans les différents comptes du système comptable de l'entreprise. Même si cela reste vrai dans une certaine mesure, un grand nombre d’entreprises ont tiré parti des solutions technologiques pour comptabiliser automatiquement les transactions.

Un logiciel de commande automatique exclusif, par exemple, peut être configuré pour ajuster automatiquement les comptes dans le système de comptabilité via le réseau de l'entreprise. Dans ce cas, les comptables utilisent des documents financiers pour vérifier les écritures comptables et enquêter sur les écarts.

Rapprochement des comptes

La vérification de vos comptes par rapport à des enregistrements externes devrait être une activité régulière dans un service de comptabilité. La vérification des enregistrements internes des actifs de la société par rapport aux relevés de compte bancaire et de portefeuille d’investissement peut alerter votre équipe comptable de toute différence entre les deux, tout comme la vérification de vos enregistrements de comptes fournisseurs avec les enregistrements de vos fournisseurs.

Comptes payables et recevables

Les comptes créditeurs comprennent toutes les sommes dues par votre société à ses fournisseurs et prêteurs. Les comptes débiteurs sont exactement l'inverse et comprennent toutes les sommes qui vous sont dues par les clients et les autres débiteurs. Un système de comptabilité complet implique des systèmes de suivi des échéances et des statuts des comptes fournisseurs et fournisseurs, et peut même être configuré pour payer automatiquement les factures à temps ou envoyer des notifications aux titulaires de comptes défaillants.

Reporting interne et externe

La création de rapports pour la direction, les investisseurs et les autres parties prenantes de l'entreprise est une fonction vitale d'un système comptable. Les rapports internes aident les responsables dans la prise de décision en présentant les données opérationnelles de manière stratégique, ce qui leur permet de détecter les tendances et les domaines pouvant être améliorés.

Les sociétés cotées en bourse sont tenues de soumettre une gamme de rapports financiers aux autorités fédérales tout au long de l'année, y compris le rapport annuel, le formulaire 10K. Même les sociétés à capital fermé peuvent toutefois se trouver dans l'obligation de créer des rapports pour les parties prenantes externes, telles que les prêteurs et les investisseurs privés.