Directives pour la salle de banquet

Les organisateurs d'événements, les organisateurs de réunions et les familles louent des salles de banquet assez grandes pour accueillir un nombre illimité d'invités, telles que des dîners de charité, des conférences et des mariages. En tant que propriétaire de salle de banquet, vous devez élaborer des directives afin que les personnes qui louent votre installation pour des événements comprennent les règles et réglementations auxquelles elles sont soumises. Incluez ces informations sur votre site Web et présentez-les lorsque les clients signent leur contrat de location d'espace.

Réservations

Demander aux clients de réserver votre espace de banquet à l'avance vous aidera à garder une trace du nombre d'événements que votre espace organise chaque mois. Le suivi de vos événements peut vous aider à créer un calendrier et un calendrier indiquant les dates et les dates, le temps pendant lequel ils réservent l'espace et le moment où vous avez besoin d'envoyer des contrats et de collecter des dépôts. Les salles de banquet exigent généralement un dépôt non remboursable afin de réserver de la place pour leurs clients, le solde étant dû plusieurs semaines avant l'événement. Utilisez votre site Web pour donner aux clients potentiels des instructions pour effectuer des réservations, signer leurs contrats et effectuer des paiements.

Capacité

En raison de la réglementation anti-incendie, chaque salle de banquet a une capacité d'accueil maximale dans les salles de banquet. Publiez ces informations à l’intérieur de votre établissement à un endroit visible, affichez-les sur votre site Web et incluez-les dans votre contrat.

Types d'événements

Si votre salle de banquet est conçue pour des événements spécifiques tels que les mariages, commercialisez votre salle en tant que telle. En détaillant ces informations sur votre site Web, votre brochure et d’autres supports marketing, vous pouvez réduire le nombre de demandes de renseignements que vous recevez concernant des événements qui ne correspondent pas aux objectifs de votre espace.

Restauration

Alors que certaines salles de banquet proposent des services de restauration sur place, d’autres disposent d’une liste des fournisseurs préférés qu’ils attendent des clients. D'autres installations permettent encore aux clients d'apporter de la nourriture à leurs propres traiteurs et vendeurs. La question de savoir si l’alcool sera servi par un bar installé dans la salle ou si les invités peuvent apporter l’alcool eux-mêmes. Déterminez les approches qui fonctionnent le mieux pour votre salle de banquet et énumérez ces détails dans votre contrat de location.

Équipements audio et visuels

Les organisateurs et coordinateurs d’événements exigent souvent l’utilisation d’un équipement audiovisuel pour l’organisation d’un événement, qu’il s’agisse d’un mariage ou d’une activité de réseautage. Certaines salles de banquet permettent de louer du matériel moyennant des frais supplémentaires, tandis que d’autres laissent leurs clients apporter leur propre matériel. Il est important d'inclure la manière dont l'équipement audio et visuel est traité dans votre contrat d'installation.

Mise en place et nettoyage

L’organisation et le nettoyage peuvent être confiés au personnel de la salle de banquet ou au client qui loue la salle. Dans certains cas, les frais sont calculés si la salle de banquet s’acquitte de ces tâches. L'aménagement d'une salle de banquet pour un événement peut inclure l'organisation de tables et de chaises en fonction de l'événement qui se tient dans votre établissement, la configuration des tables, ou l'organisation de podiums, d'écrans et d'équipements audio et visuels. Le nettoyage comprend le nettoyage des tables, le nettoyage des sols, le nettoyage des salles de bains et de la cuisine, le cas échéant, ainsi que l’élimination de tous les déchets de la salle.