Règles bancaires pour les organisations à but non lucratif

Les organisations à but non lucratif ont besoin de comptes bancaires pour collecter les recettes utilisées pour faire avancer leur mission. Une organisation à but non lucratif est une société dotée du statut «organisation exonérée» par l'Internal Revenue Service. Les banques suivent généralement les mêmes règles pour l'ouverture et la gestion des comptes que pour les organisations à but lucratif, avec quelques variantes. Les banques et les organisations à but non lucratif peuvent avoir leurs propres règles et réglementations pour une sécurité accrue.

Règle du propriétaire bénéficiaire

Le réseau de lutte contre la criminalité financière établit des règles visant à prévenir le blanchiment de capitaux et autres crimes financiers. L'une de ces règles FinCEN est la règle du "bénéficiaire effectif" qui oblige les banques à valider que le titulaire d'un nouveau compte est une personne ou une entité réelle. Les organismes à but non lucratif sont exemptés de cette règle, bien que les banques soient toujours tenues de "connaître votre client" et de faire preuve de la diligence requise pour prévenir les crimes financiers.

Bien que la plupart des organisations à but non lucratif n'aient pas à se préoccuper de cette règle, la banque suit des règles et potentiellement signale les comptes présentant un problème de propriété et d'intention. Les organisations à but non lucratif peuvent établir des protocoles internes pour garantir que les modifications apportées aux personnes clés sans but lucratif sont traitées de manière à empêcher la création d'un indicateur de banque. Un exemple de protocole consiste à conserver au moins deux noms d'agents sur le compte, sans toutefois autoriser les deux à changer au cours de la même année. De cette façon, il y a toujours de la cohérence.

Ouverture de compte

Vérifiez auprès de votre banque spécifique ses exigences internes pour l'ouverture de nouveaux comptes à but non lucratif. À tout le moins, apportez les documents constitutifs, le numéro d’identification fiscale de l’IRS et la lettre de statut d’exemption de l’IRS. La plupart des banques souhaitent également que les procès-verbaux de la dernière réunion et l’élection des dirigeants soient signés par le secrétaire. Le secrétaire doit être présent lors de l’ouverture du compte ou lors de toute modification. Habituellement, le trésorier et au moins un autre officier sont désignés comme signataires sur le compte.

La banque peut ne pas exiger une double signature pour les chèques, ce qui signifie que deux personnes doivent signer un chèque ou un chèque d'une valeur donnée, disons 100 $. Toutefois, une organisation à but non lucratif devrait incorporer cela dans ses statuts en tant que pratique standard pour assurer une protection contre les transactions non autorisées.

Pour les organisations à but non lucratif, il est sage de créer une politique dans laquelle la personne qui manipule l’argent n’est pas celle qui signe les chèques. Si la même personne fait les deux, il devrait toujours y avoir deux personnes qui comptent et vérifient les dépôts.

Les procès-verbaux des réunions doivent refléter l’approbation de dépenses importantes ou d’éléments du budget ordinaire. Les procès-verbaux doivent être approuvés par le conseil d'administration de l'OSBL pour être valables.

Demandez au représentant de la banque s'il existe des programmes pour les organisations à but non lucratif. Certaines banques renoncent aux frais mensuels pour les organisations caritatives.

Signaler des paiements en espèces

Les banques suivent une règle de paiement en espèces imposée par l'IRS pour FinCEN dans le cadre de la surveillance du blanchiment de capitaux et des actions anti-terroristes. La règle stipule que toute transaction unique ou deux ou plusieurs transactions connexes équivalant à plus de 10 000 USD en dépôts en espèces doivent être déclarées. La banque remplit le formulaire IRS 8300, Rapport sur les paiements en espèces de plus de 10 000 USD reçus dans un commerce ou une entreprise. Ce rapport ne concerne pas uniquement les organisations à but non lucratif, mais celles-ci doivent comprendre que les grandes collectes de fonds dans lesquelles des dépôts importants en espèces et en chèques sont effectués sur une période de quelques jours déclenchent le rapport.

La plupart du temps, le rapport est classé comme une action bénigne. Toutefois, si, pour une raison quelconque, il marque la société, il est impératif que les organisations à but non lucratif aient une comptabilité exceptionnelle et des procès-verbaux précis des événements et des activités de collecte de fonds. Le non-respect des demandes de l'IRS pourrait entraîner la révocation du statut d'organisation à but non lucratif.