Bilans avec Excel

Gérer une entreprise prospère nécessite beaucoup plus que de se présenter au bureau et de promouvoir vos produits ou services. Les propriétaires de petites entreprises qui ont du succès comprennent qu’il est essentiel de toujours bien planifier leurs activités de marketing et de planification pour savoir où en est leur entreprise. Connaître la situation financière actuelle de votre entreprise vous aide à définir des objectifs de revenu et de vente, ainsi qu’à évaluer les performances de votre entreprise. Garder un bilan à jour en main vous permet de savoir exactement comment votre entreprise se porte maintenant ou même comment elle pourrait le faire à l'avenir. Les feuilles de calcul Microsoft Excel constituent une plate-forme idéale pour créer et gérer des bilans en vue d'une analyse ou d'une planification interne. En outre, si vous devez fournir les informations financières actuelles de votre entreprise à une partie externe, telle qu'un comptable ou un investisseur potentiel, il est probable qu'un tableur Excel sera le format préféré pour les données.

Bases du bilan

Dans sa forme la plus simple, un bilan n'est rien de plus qu'une liste d'actifs et de passifs pour votre entreprise. Les actifs que vous inscrivez au bilan consistent généralement en des liquidités que votre entreprise a sous la main dans des comptes bancaires, ainsi que des immobilisations corporelles. Certains bilans énumèrent également des créances ou d’autres sommes dues à l’entreprise sous forme d’actifs. Les passifs inscrits au bilan comprennent généralement les salaires ou les pensions dues, les loyers ou les charges publiques à payer et les autres obligations à court et à long terme. Après avoir répertorié tous vos actifs et vos passifs au bilan, soustraire le montant total des passifs du total de tous les actifs peut vous donner une idée assez précise de la force ou de la faiblesse financière de votre entreprise. Un bilan qui présente une grande quantité d’actifs par rapport aux passifs indique généralement que l’entreprise est stable et solvable. Une entreprise dont le passif est considérablement plus important que l'actif peut avoir besoin de capitaux d'investissement extérieurs ou d'un bon plan pour augmenter rapidement ses revenus.

Éléments fondamentaux d'un bilan Excel

Pratiquement tous les bilans suivent un format de présentation relativement similaire: les actifs sont placés dans la colonne de gauche et les passifs dans la colonne de droite. Cela est généralement vrai que vous rédigiez un bilan ou le créiez dans Microsoft Excel. Lorsque vous travaillez avec une feuille de calcul Excel, les sections Actif et Passif doivent contenir certaines catégories de base. Du côté des actifs du bilan, vous devriez avoir des sections pour les immobilisations et les immobilisations. Les actifs courants comprennent l’encaisse, les créances, les charges payées d’avance et les placements à court terme. Les immobilisations corporelles sont généralement des terrains ou des bâtiments dont l'entreprise est propriétaire, du matériel, des investissements à long terme ainsi que du mobilier et des agencements. De même, vous devez inclure des écritures pour les obligations à court et à long terme du côté du passif du bilan. Les passifs à court terme sont les montants à payer maintenant ou dans un avenir proche, tels que les comptes créditeurs, les salaires, les emprunts à court terme, les paiements actuellement dus sur des obligations à long terme et les impôts dus. Énumérez les hypothèques et autres obligations à long terme dans la section Passif à long terme de la feuille. Si votre entreprise est une société, vous devez également ajouter une section sur les capitaux propres au côté passif du bilan afin d'indiquer les montants dus à l'actionnaire pour les investissements en capital.

Utilisation de formules et de feuilles de calcul supplémentaires

De manière générale, la plupart des bilans consistent en une seule page pour aider les lecteurs à avoir un aperçu rapide de la situation financière d’une entreprise. Cependant, préparer les chiffres pour un bilan nécessite généralement beaucoup de calculs. Par exemple, dans la section Équipement de la colonne Actif de votre bilan, vous entrez un montant total unique pour tout l'équipement que votre entreprise possède. Cependant, ce total peut consister en de nombreux outils individuels ou montants de coûts de composants. Par conséquent, vous pouvez utiliser des feuilles de calcul supplémentaires dans le classeur contenant le bilan pour créer des pages de sous-total pour vos catégories. Les formules d'un bilan sont relativement simples et n'exigent généralement rien de plus que d'utiliser la fonction «Somme» dans Excel. Utilisez votre souris pour mettre en surbrillance tous les chiffres d’une sous-catégorie, puis cliquez sur le bouton «Somme» dans la barre d’outils pour les additionner tous et afficher un total. Vous pouvez ensuite utiliser une formule simple «= A2 + D2 + F2 + H2» dans une cellule pour ajouter tous les totaux des sous-catégories afin d'obtenir le total pour votre colonne. Faites la même chose pour les colonnes Actif et Passif de votre bilan.

Pas besoin de réinventer la roue

Créer un bilan simple est relativement simple, il n’est vraiment pas nécessaire de le faire. Sur le site Web de Microsoft Office et d'innombrables autres sites liés à Excel, vous pouvez télécharger et installer des modèles de bilan à utiliser avec Microsoft Excel. Les bilans disponibles vont des feuilles de données très simples qui affichent uniquement les catégories d'actif et de passif les plus élémentaires aux feuilles avancées contenant des catégories détaillées telles que l'amortissement, les bénéfices non répartis et les créances et créances douteuses ou non recouvrables. Avec Excel 2010, télécharger un modèle de bilan à partir du site Web Office.com est aussi simple que de cliquer sur «Fichier», puis sur «Nouveau» dans la barre du ruban et taper «bilan» dans le champ de recherche de la fenêtre Modèles disponibles. Excel se connecte ensuite au site de modèles Office et vous présente de nombreux modèles Microsoft et créés par l'utilisateur que vous pouvez télécharger et commencer à utiliser immédiatement.