Le coût moyen par mois pour les fournitures de bureau

Que vous planifiiez un nouveau démarrage ou essayiez de réduire les dépenses, il est utile de savoir ce que vous pouvez généralement attendre de vos fournitures de bureau un mois à l'autre. Assurez-vous de comparer les mêmes éléments, cependant. Les fournitures de bureau sont les articles consommables que les travailleurs utilisent régulièrement pour mener leurs activités, telles que le papier, les stylos et les agrafes, ainsi que les éléments partagés tels que l'encre pour l'imprimante. Les dépenses de bureau comprennent les fournitures de bureau, mais incluent également d'autres coûts tels que le loyer, l'équipement et le mobilier. Étant donné que les frais de bureau doivent être rachetés lorsque le montant de chacun est faible, les fournitures constituent une dépense mensuelle. Vous pourriez être assez surpris par le montant de ces dépenses de bureau.

Coût par employé

Naturellement, plus votre entreprise est grande, plus vous dépenserez en fournitures de bureau. Ainsi, il ne sera pas très utile de savoir combien les grandes entreprises dépensent en fournitures de bureau. Il est plus logique de dire combien les entreprises de votre taille dépensent en fournitures de bureau par employé . Cependant, plus le nombre d'employés d'une entreprise est élevé, plus son coût par employé est faible, même s'ils dépensent globalement plus en fournitures de bureau qu'une petite entreprise.

Dans un article publié en 2014 dans OPI.net, «United Stationers: les dépenses de fournitures de bureau, quelle que soit la taille de l'entreprise», l'écrivain Jack Francis a déclaré que les entreprises comptant entre un et quatre employés dépensaient 1 844 USD par employé et par an en produits de bureau, dont environ 50 à 60%. étaient des fournitures de bureau consomptibles comme du papier, des stylos, des encres pour ordinateurs, etc. Par conséquent, le montant que chaque petite entreprise a dépensé en fournitures de bureau par employé variait entre 922 et 1 106 dollars par an, ou entre 77 et 92 dollars par mois. Effectuer les mêmes calculs sur d'autres tailles d'entreprise révèle que:

• Les entreprises comptant entre un et quatre employés ont dépensé de 77 à 92 dollars par employé par mois;

• Les entreprises de 40 employés dépensaient de 45 à 53 dollars par employé par mois; et

• Les entreprises de plus de 200 employés ont dépensé entre 27 et 32 ​​dollars par employé et par mois en fournitures de bureau.

Les coûts sont moins élevés avec l'utilisation numérique

Dans un article publié en 2018 par Natalya Berdzeni, vice-présidente exécutive des services de gestion des dépenses du groupe LAC, qui aide les entreprises à suivre leurs dépenses, M. Berdzeni a expliqué que ses clients dépensaient en moyenne 200 dollars par employé par an, soit 17 dollars par mois, en fournitures de bureau. Les grands utilisateurs de papier, tels que les cabinets d’avocats, gagnent en moyenne 1 000 dollars par employé par an ou 83 dollars par employé et par mois.

En 2018, de nombreuses entreprises dépenseront peut-être moins en fournitures, telles que le papier et les stylos, car elles ont transféré davantage d'informations au format numérique. Ils peuvent envoyer des documents par courrier électronique aux associés et aux clients sans les imprimer. Les destinataires ne peuvent pas les imprimer non plus, sauf s'ils ont besoin d'une copie papier. Les cabinets d’avocats, cependant, continuent de faire beaucoup d’impressions afin de conserver des copies papier des documents légaux dans leurs dossiers et de remettre les documents officiellement aux clients ou au nom de leurs clients aux fins de poursuites.

Façons de réduire les coûts

Tout d’abord, assurez-vous d’obtenir tous les rabais du vendeur que vous pouvez. En achetant à un ou deux vendeurs seulement, vous pourrez profiter des remises sur volume. Vous pouvez également bien connaître les représentants de votre entreprise et leur demander des offres ou des moyens de réduire vos coûts. Acheter autant d'articles que vous pouvez sous contrat vous garantit les prix les plus bas pour les articles que vous utilisez régulièrement. Méfiez-vous cependant des fournisseurs qui commencent avec un prix contractuel bas pour créer votre entreprise, puis l'augmentent progressivement, en espérant que vous ne le remarquerez pas. Certains fournisseurs vous donneront une analyse de vos tendances d’achat et de vos coûts afin que vous puissiez gérer les fournitures plus efficacement.

Deuxièmement, faites savoir à l’ensemble de votre entreprise que vous essayez consciemment de réduire le montant consacré aux fournitures de bureau et que vous lui demandez de l’aide.

1. Suggérez qu'avant d'imprimer quoi que ce soit, ils se demandent s'ils ont vraiment besoin d'une copie papier du document. Certaines personnes n'impriment que par habitude, ou "au cas où", ils ont besoin d'un document en particulier. C'est une sorte de couverture de sécurité, mais c'est une habitude qui peut être désappris.

2. Placez des affiches dans la salle des fournitures où il est écrit: "PRENEZ UNIQUEMENT CE QUE VOUS DEVEZ BESOIN", ou quelque chose de drôle comme: "Hé! Laissez-en pour le reste d'entre nous !!" Vous pouvez accompagner ceci avec un emoji amical. Un signe au-dessus de vos imprimantes pourrait indiquer: "Allez ... avez-vous vraiment besoin d'imprimer cela?"

3. Mettez une feuille de sortie sur la porte de la salle des fournitures et demandez à chacun d’écrire son nom, sa date et les fournitures qu’il a emportées. Selon un article sur Staples.com, cela indique à tout le monde que la société suit les fournitures utilisées, leur fréquence d'utilisation et par qui.

4. Pour les employés soucieux de l'environnement, un panneau indiquant "Imprimez moins, économisez des arbres" peut convenir. D'autres peuvent rétorquer qu'ils soutiennent les industries du bois d'oeuvre et du papier. C'est pourquoi il est judicieux de combiner diverses méthodes pour atteindre les gens, car il est peu probable que l'ensemble de l'entreprise convienne d'une méthode.

La plupart des employés ne volent pas consciemment des fournitures de bureau. Plus probablement, dans leur hâte de terminer leur travail dans les délais, ils pourraient récupérer quelques figurants afin de ne pas avoir à revenir plus longtemps. Si vous fournissez un rappel subtil dans la salle, vos employés risquent d’imprimer moins, par exemple un seul tableau important d’un document de 12 pages, ou de prendre un ou deux stylos au lieu d’une poignée.

Fournitures pour le demandeur

En dernier recours, si vos fournitures semblent sortir des étagères presque aussitôt que vous les avez réapprovisionnées, le site Web de Staples vous suggère de les garder sous clé pour que vos employés aient besoin de ce dont ils ont besoin. Peu de gens auront l'audace de demander cinq blocs-notes légaux ou une boîte de stylos, et s'ils le font, le responsable demandera naturellement pourquoi ils ont besoin de tant de fournitures.

L'inconvénient de cette approche est que le détenteur de la clé doit interrompre son travail chaque fois que quelqu'un a besoin de fournitures. Assurez-vous que plusieurs personnes ont une clé, au cas où l'autre détenteur ne serait pas disponible. Il y a de fortes chances que vous entendiez beaucoup de plaintes à propos de cette méthode. Cela prend plus de temps à tout le monde et a tendance à donner l'impression que les gens se méfient d'eux. Si vous l'essayez, faites savoir à tout le monde que ce système ne durera que jusqu'à ce que l'entreprise puisse déterminer où vont les fournitures et quelle quantité de chaque article est réellement nécessaire.