Les avantages des scanners
Les scanners de documents sont courants dans les maisons et les bureaux; les prix ont chuté à moins de 100 dollars alors que la qualité de numérisation s'est améliorée de façon spectaculaire. La numérisation numérique de haute qualité allège le fardeau du classement des formulaires papier et simplifie le partage de documents. À l'aide d'un logiciel spécial, vous pouvez extraire le texte des documents numérisés, ce qui facilite leur recherche. La numérisation a également été une aubaine pour les photographes, qui peuvent retoucher et réparer numériquement de vieilles photographies.
Restauration de photos
Les scanners sont devenus un outil important pour les restaurateurs de photos. Le processus de numérisation est doux pour la photo, qui peut être dans un état très détérioré, même par fragments. Une fois numérisé sous forme numérique, un technicien en graphisme peut réparer les déchirures, les plis et autres dommages des photographies d'époque à l'aide de Photoshop et d'autres programmes de manipulation d'images. Une fois l'image réparée, elle peut la réimprimer sur du nouveau papier de qualité photo.
Communication rapide
Vous pouvez envoyer plus rapidement un document numérisé par courrier électronique qu'une copie papier par courrier traditionnel ou par fax. L'envoi de documents électroniques par courrier électronique facilite la communication en temps voulu et, avec l'avènement des smartphones et des tablettes, ceux qui les reçoivent n'ont plus besoin d'un ordinateur pour afficher ces pièces jointes. En affaires, l'envoi de formulaires de commande et de contrats par courrier électronique réduit le temps nécessaire à la conclusion de contrats. Les autres professions bénéficient également d’une communication plus rapide, telle que la consultation par les médecins de dossiers médicaux et d’images. L'envoi d'un document à un groupe est particulièrement efficace car le même message peut avoir plusieurs destinataires.
Capture, édition et recherche de texte
Vous utilisez généralement un scanner pour transformer un document papier en fichier d’image graphique ou PDF (format de document portable). Toutefois, un processus logiciel appelé Reconnaissance optique de caractères va encore plus loin en convertissant un document numérisé en texte. OCR convertit les formes de lettres et de chiffres d’un fichier graphique en texte qu’elles représentent. Une fois que le document est sous forme de texte, vous pouvez utiliser un traitement de texte, Adobe Acrobat ou un autre logiciel pour rechercher des mots spécifiques, ce qui vous permet de gagner un temps considérable par rapport à la recherche manuelle dans les pages. De plus, les documents texte occupent moins d'espace disque que les images graphiques.
Capture de données commerciales
Des scanners spécialisés chargent automatiquement les données de cartes de visite et d'autres formulaires dans la liste de contacts de votre ordinateur, vous évitant ainsi le travail manuel de frappe. La plupart de ces scanners sont dans un format compact et portable, vous permettant de les emporter lors de réunions, de conventions et autres rassemblements au cours desquels vous espérez rencontrer de nombreuses personnes. Le logiciel dispose de fonctionnalités d’OCR capables de reconnaître les styles d’impression courants et de les convertir en texte.
Classement efficace
Les organisations qui traitent une grande quantité de paperasse ont traditionnellement dû mettre de côté des entrepôts remplis de classeurs dans lesquels conserver leurs anciens dossiers. Les scanners rationalisent le processus en réduisant considérablement l'espace requis pour stocker les informations. Par exemple, un CD-R d’une capacité de 700 Mo peut remplacer un classeur à 4 tiroirs d’une capacité de 10 000 pages. Un disque Blu-ray de 100 Go peut donc remplacer 142 de ces boîtiers. Outre les économies de stockage, l'accessibilité accrue des documents électroniques pèse lourdement en leur faveur.