Les avantages d'inverser des écritures comptables
Les entrées de journal sont utilisées pour modifier les informations comptables dans les systèmes financiers. Suivant le système de double entrée utilisé dans la comptabilité moderne, ces écritures concernent toujours au moins deux comptes: un compte est débité, un autre est crédité. Une entrée inversée est une entrée de journal qui inverse une entrée "normale" enregistrée précédemment. L'utilisation des entrées inversées est facultative, mais elle offre certains avantages, ce qui les rend très populaires dans le monde de la comptabilité.
Précision
Lorsque vous annulez une entrée d'une période antérieure, vous évitez le dédoublement des revenus ou des dépenses, ce qui améliore la précision. Par exemple, vous avez créé une entrée pour reconnaître une dépense téléphonique le mois dernier dans le cadre du processus de clôture du mois. Maintenant, la facture a été enregistrée dans le système comptable et une charge a été à nouveau comptabilisée. L'entrée en sens inverse mettra à zéro la dépense, corrigeant la situation. Les entrées inverses liées à la clôture de période sont toujours associées aux entrées du passé. Vous pouvez entrer une entrée de journal en janvier et l'inverser en février pour éviter les doublons en février. Normalement, vous ne revenez pas en janvier pour annuler une saisie effectuée en février.
Simplicité
L'annulation d'entrées est un processus simple qui peut être effectué par n'importe quel employé sans grande connaissance de la comptabilité. Fondamentalement, le compte initialement débité est maintenant crédité et inversement. Il n'est pas nécessaire de rechercher ou d'effectuer des calculs - il vous suffit d'inverser l'entrée d'origine en utilisant les mêmes chiffres exacts, sans modification. Vous pouvez donner à un greffier une liste d'entrées à inverser, et tout sera compris et fait facilement. Il n'y a pas de mystère à cela. Le processus d'inversion est le même à chaque période, vous ne devez donc pas effectuer de formation spéciale. Les chiffres et les comptes peuvent changer, mais l'idée est la même à chaque fois, ce qui simplifie le cycle comptable dans son ensemble.
Efficacité
Certaines entrées inversées peuvent être configurées à l'avance, ce qui en fait un processus organisé et efficace. Ceci est particulièrement rapide lorsque vous utilisez un système de comptabilité informatisé. Certains programmes vous permettent de marquer différentes écritures de journal comme étant réversibles et le système crée automatiquement l'écriture annulée à la période suivante. Certains programmes offrent aux comptables des options de synchronisation concernant les annulations d’entrée, ce qui peut être très utile. Si vous inversez une entrée avant que la facture ne soit entrée, vous obtenez des résultats étranges, tels qu'un solde créditeur négatif sur un compte de charges. Ce problème est temporaire et est résolu une fois le projet de loi inscrit au programme, mais il peut être dérangeant pour ceux qui ne sont pas familiarisés avec ce processus.
Correction
Souvent, les comptables peuvent commettre des erreurs lors de la saisie ou des calculs lors de la saisie des écritures de journal dans un système. Au lieu d'essayer de corriger les entrées avec des ajustements, il est généralement plus facile d'inverser la mauvaise entrée et d'en saisir une corrigée. Il est très courant d’utiliser des entrées inversées pour les corrections, ce qui crée une trace des transactions que les comptables trouvent généralement faciles à suivre et à analyser. Lorsque vous annulez des entrées, écrivez la raison de l'inversion dans la zone de description pour faciliter les recherches et les analyses. Vous voulez vous assurer d'identifier les écritures comptables inverses liées aux écritures de la période précédente et celles que vous utilisez comme mécanismes de correction.